グランドリムジンハイヤーサービスを提供しているFIT Japanでは、これまで乗務員の日報作成に多くの手間がかかっていました。そこで、日報のデジタル化によって業務負担を軽減し、少しでも乗務員を楽にしたいという思いから「DRIVEBOSS」を採用いただきました。今回は、代表取締役の川島氏、取締役の北島氏にお話しを伺いました。1.乗務員の業務を少しでも楽にしたい―DRIVEBOSS導入のきっかけを教えてください。北島氏：これまでは、乗務員がお客様の送迎の合間時間や休憩時間に、手書きで日報を記入していました。しかし、送迎の業務都合により記入する時間が取れず、その場で書ききれなかった場合は、後から思い出して記入する必要があり、どうしても記憶に頼ることになるため、記入ミスが発生することもありました。特に、ホテル名や住所など長い情報を書く作業は負担が大きく、なんとか負担軽減を図れないかと悩んでいました。そのような時に、DRIVEBOSSの紹介をいただく機会があり、DRIVEBOSSなら手書きの日報をデジタル化できると知り、「乗務員の負担軽減につながるのではないか」と興味を持ちました。取締役 北島氏2.デジタル化とシンプルで使いやすい操作性が決め手―DRIVEBOSSを選んだ理由を教えてください。川島氏：決め手は、日報のデジタル化ができる点と、シンプルで使いやすい操作性でした。従来は手書きで行っていた作業が、ボタン一つで記録できる手軽さに魅力を感じました。北島氏：紙で日報を保管していると、年数の経過とともに保管量が増え、管理が大変になることも課題に感じていました。日報をデジタル化することで、保管量を削減できるほか、過去のデータを検索・確認しやすくなり、管理業務の効率化にもつながると考えました。一方で、乗務員の年齢層が高いこともあり、新しい仕組みを取り入れることに対して、使いこなせるかという不安の声もありました。しかし、運行管理の基幹システムを入れ替えたタイミングでもあったため、この機会に日報のデジタル化まで一気に図ろうと判断しました。実際に使ってみると、スマートフォンでボタンをタップするだけの簡単な操作で利用できるため、乗務員の不安も払拭されました。これまで手書きで行っていた作業がDRIVEBOSSにより簡単になったことで、「手書きより楽になった」という声もあり、スムーズな定着につながったと思います。3.業務効率化と正確性向上を実感―DRIVEBOSSを導入して業務にどのような変化がありましたか。川島氏：その場でスマートフォンをタップすれば記録できるようになったことで、後から記憶を頼って書くこともなくなり、日報の正確性が向上しました。最近では乗務員自身が行先の名称登録を行うなど、主体的に活用する場面も増えており、乗務員への浸透を実感しています。北島氏：これまで手書きで記入していた住所やホテル名をボタン操作だけで記録できるようになり、手間が大幅に削減されました。特に夜間の記入作業では、暗い車内でライトをつけながら書く必要がありましたが、その手間もなくなり、乗務員の負担軽減につながっていると感じています。実際に乗務員からも同じような声が上がっています。さらに、ハイヤー業界は現在でもFAXや紙を中心とした運用が多く、当社においても訪問指示書やお客様のお迎えに使うネームボードなどに紙を使用しているため、案件1件あたり5～6枚の紙を使用していました。DRIVEBOSSの導入により日報のデジタル化を実現したことで、日報用紙が不要となり、まずは、案件1件あたり1枚分の紙の削減につながりました。―安全運転についてはどうですか。川島氏：これまで事故や違反はなく、安全運転に課題は感じていませんでしたが、DRIVEBOSSによって日報以外に急加速や急ブレーキ、速度超過などの運転傾向を数値化したデータも可視化されたことで、乗務員一人ひとりの安全意識がより高まったと感じています。また、管理者は乗務員の運転状況を直接確認することが難しいため、これまで見ることができなかった実際の運転の様子をデータとして把握できるようになり、管理者側としてもよい点でした。代表取締役 川島氏4.働きやすさとサービス品質の好循環を目指す―今後の展望を教えてください。川島氏：AIやDXが進む時代ではありますが、「人にしかできない価値」を大切にしていきたいと考えています。当社は紹介やリピーターのお客様が多く、これはサービスの質を評価いただいている結果だと捉えています。乗務員にとって働きやすい環境を提供することで、その結果としてお客様へより良いサービスが提供できる、そのような好循環を維持できるよう、今後も乗務員の手間を1つでも減らせるように改善を続けていき、「量より質」を重視して差別化を図っていきたいと思います。一方で、乗務員の高齢化も課題となっています。今後は若い世代の採用にも力を入れていきたいと考えています。10年先を見据えた組織づくりとサービスの進化を進めていきます。北島氏：極端に大きな変化を図るのではなく、当社の強みである柔軟な対応力や、決裁までのスピード感など、中小規模の会社だからこそ実現できる強みを大切にしながら、さらに磨きをかけていきたいと考えています。そうした強みをさらに磨き続けることで、お客様に長くお付き合いしていただける会社になれると思っています。また、今後従業員が増えても、誰もが同じ想いと熱量を持って働ける組織づくりを進め、サービス品質を維持・向上させていきたいです。―今回は、DRIVEBOSSの導入により手書きで行っていた日報業務のデジタル化を実現し、乗務員の負担軽減や業務効率化につなげた株式会社FIT Japan様の事例をご紹介しました。DRIVEBOSSは、訪問先や送迎先でスマートフォンのボタンをタップするだけで行動履歴を記録できるため、日報作成の手間を大幅に削減できます。また、運転状況の可視化により、安全運転意識の向上や管理業務の効率化も支援します。日報業務の負担を軽減したい方や、運転状況の見える化を実現したいとお考えの事業者様は、ぜひお気軽にご相談ください。