京都府の南丹市社会福祉協議会 ほほえみ八木通所介護事業所では、1日平均30名の利用者を4台の車両で送迎しています。DRIVEBOSS導入前は利用者の名前が書かれた札を机の上で並び替え、できあがった送迎計画を送迎表に手書きで転記していました。手作業で送迎計画を作成することは当たり前になっていて、1日30分以上の時間と手間をかけていました。そこで同社は送迎計画作成の手間を削減し利用者との時間を増やすことで、サービス品質を向上させたいとDRIVEBOSSを採用いただきました。今回は、課長の河村 理絵氏、管理者の今田 栄子氏にお話しを伺いました。1.手作業での送迎計画作成は当たり前だったーDRIVEBOSS導入前は、どのように送迎計画を作成していましたか。今田氏：利用者様の名前が書かれた札を作り、机の上で送迎順に並べ替えていました。机の上で作った送迎順を送迎表に手書きで転記し、座席の位置指定や申し送り事項も手書きで追記していました。慣れた職員でも1日30分以上かけて作成していましたが、それでも漏れやミスがあり、欠席があると作り直しをするなど二度手間になることが悩みでした。しかしこれが当たり前になっていて、漏れやミスなく、計画作成の時間を短縮する方法があるとは思っていませんでした。手間と時間がかかっているのは事実なので変えなくてはと思いつつも、日々の業務の中で検討するのは難しく、解決策を探せずにいました。DRIVEBOSS導入前の送迎計画作成イメージ2.パソコンが苦手でも簡単に使えそうーどのようにしてDRIVEBOSSを知りましたか。河村氏：部長が調べて、私たちに提案してくれました。初めてDRIVEBOSSの話を聞いたときは、「こんなものがあるんですか！」、「AIが全部やってくれるの！？」と驚いたのを覚えています。また営業担当者から、使えば使うほど送迎計画の精度が上がっていくと聞き、「すごい！」と感動しました。ートライアルで実際に使ってみてどうでしたか。今田氏：パソコンは苦手ですが、操作が簡単なので「まずは使ってみよう！」と思えました。使い始めると操作方法がわからない部分も出てきましたが、都度、営業担当に聞いて解決していました。連絡をすればすぐに返事をくれるので、モヤモヤせずに使うことができました。トライアル後半には利用者様の出欠確認から、送迎計画の作成、送迎表の印刷までスムーズに操作できるようになりました。3.漏れ・ミスがなくなり時短に、ケアカルテとの連携でさらに効率化ーDRIVEBOSSを導入して、計画作成業務はどのように変化しましたか。今田氏：まず漏れやミスがなくなり、計画作成に割く時間を大幅に短縮できました。短縮した時間で利用者様との時間を増やすことができましたし、他の業務に充てられるようにもなりました。左：河村 理絵 氏 右：今田 栄子 氏河村氏：これまでは机の上で計画作成をした後に、送迎表に転記する作業は送迎ドライバーにお願いすることがありました。その作業のために残業になってしまう場合もありましたが、DRIVEBOSSを導入して残業がなくなりました。手書きだと読みにくいこともあった送迎表が、DRIVEBOSSでは印刷するだけなので便利に活用しています。ー気持ちの面で変化はありましたか。今田氏：机の上で利用者様の名札を並び替えて計画作成をしているときは、作業スペースの問題で一回分の送迎計画しか作れませんでした。それにより「早く作らなきゃ」という焦りがありましたが、DRIVEBOSSは当日以降の計画も立てられるので、気持ちに余裕ができて焦りがなくなりました。現在はDRIVEBOSSで3日先までの計画を立てておいて、欠席や振替利用があった場合に調整をするという運用にしています。河村氏：送迎計画作成に慣れていない職員が計画作成すると、翌朝に修正が必要になる場合がありました。DRVEBOSSではAIが自動で送迎計画を作成してくれますし、事前に詳しい職員が立てた計画から、変更があった場合のみ対応すればいいので安心です。ー介護記録ソフト「ケアカルテ」との連携機能の使い勝手はどうですか。今田氏：ケアカルテに登録した情報が自動でDRIVEBOSSに反映されるので、すごく便利です。欠席や振替利用の情報をケアカルテで登録しておけば、DRIVEBOSSでの再登録は必要ないので間違いがなくなりました。4.ITの導入により業務の効率化を図り、利用者との時間を増やしていくー今後DRIVEBOSSをどのように活用していきたいですか今田氏：まずは、送迎計画に使っている札をなくしたいです。現在はDRIVEBOSSで立てた計画の通りに札を机に並べるという作業をしているので、その札を撤去するのが直近の目標です。また今はDRIVEBOSSの操作はほとんど私がしていますが、今後は他の職員も使えるようにしていき、属人化を解消したいと考えています。DRIVEBOSSは使いこなせば、さらに業務を効率化できそうだと思っているので、より便利な使い方をマスターしていきたいです。ー施設としての今後の展望を教えてください。河村氏：DRIVEBOSSだけでなく、これまでインカムや勤怠管理システム、介護計画書作成ツールなど、IT化を進めてきました。システムを使うことでこれまで当たり前にやってきた作業が、今となっては無駄だったとさえ思うようになっています。ITで効率化できるところは積極的に効率化を進めて、利用者様との時間を増やしていきたいと考えています。効率化によって生み出した時間でサービス品質を向上させ、利用者様を増やしていくという好循環のサイクルを加速させていきたいです。ー今回はDRIVEBOSSの導入で、当たり前だった手作業での送迎計画作成を効率化した南丹市社会福祉協議会 ほほえみ八木通所介護事業所のお話を伺いました。パソコンを使うということに抵抗がある職員の方も多いと思いますが、ほほえみ八木通所介護事業所では「私もできたから」、「まずはチャレンジしてみよう」と促し、DRIVEBOSSを使える職員を増やそうとしています。今田氏によると「DRIVEBOSSは操作が簡単で、間違えても簡単に直せる。4クリックで計画作成ができる点がおすすめ。」とのことで、他のデイサービスにも勧めていきたいとのことでした。送迎計画作成に手間も時間もかかっている、その時間を短縮して利用者様との時間を増やし、好循環を生み出したいとお考えの方はぜひご相談ください。