送迎計画に毎日4時間。属人化による引き継ぎの難しさやミスの発生といった課題を抱えていた現場。DRIVEBOSSの導入により、計画作成時間の大幅短縮と送迎ミスゼロを実現し、「安心して送迎できる体制」へと転換しました。現場の負担軽減と安心感の向上にもつながった、その取り組みをマネージャーの山田氏、デイケア主任の加瀬氏に伺いました。1.属人化と長時間作業、そしてミスの発生が大きな悩み―DRIVEBOSS導入のきっかけを教えてください。加瀬氏：新規利用者や見学者の送迎も含めると、1日分の送迎計画を立てるのに、毎日約4時間もかかっていました。就業時間内では対応しきれず、早朝出勤や残業が常態化していたのです。また、時間をかけて計画を作っても、送迎漏れなどのミスが発生し、クレームになることもありました。山田氏：送迎計画を作成するには、利用者一人ひとりの細かな情報を把握している必要があり、他の職員が簡単に代われる仕事ではありませんでした。計画作成者自身も強い責任感とプライドを持って業務にあたっており、ノウハウの引き継ぎが難しい、いわば属人化した状態だったと思います。当時は採用にも苦戦しており、「安心して送迎できる職場」であることをアピールすることで、職員の獲得にもつなげたいと考えていました。そのため、送迎業務そのものを見直す必要性を強く感じていました。マネージャー 山田氏2.計画作成だけでなく、現場を支える「ルート案内」が決め手―DRIVEBOSSを選んだ決め手はなんですか。山田氏：比較サイトで送迎計画自動作成システムをいくつか検討し、最終的にはDRIVEBOSSと、もう1社に絞りました。今後、利用者数が増えればドライバーも増えていくため、採用強化の観点からも、計画作成機能だけでなく、ルート案内機能があることを重視しました。特に新人職員が最初につまずくのが、「利用者宅までの道がわからない」という不安です。その不安を、リーズナブルな料金で解消できる点がDRIVEBOSSの大きな魅力でした。―まずはトライアルから始めたと思いますが、現場の反応はどうでしたか？山田氏：最初は、システムを導入することに対し、ベテランの計画作成者から「それなら自分は辞める」「自分は必要とされていない」といった不安の声があがったこともありました。不安を払拭するために、これまでの功績をしっかり評価した上で、「あなたのノウハウを、ぜひみんなに共有してほしい」と丁寧に話し合いを重ね、少しずつ理解を得ることができました。加瀬氏：会社として「送迎改革を進める」という方針を明確に示してもらえたことで、職員の意識も大きく変わりました。トライアル期間中に、ベテランの計画作成者に頼らなくても送迎業務が回ることを実感でき、DRIVEBOSS導入による変化を、職員全員が感じることができました。3.計画作成時間は1/4以下、ミスはゼロに―DRIVEBOSSの導入で送迎業務にどのような変化がありましたか。加瀬氏：まず、送迎計画の作成時間が圧倒的に短縮されました。以前は1日分の計画作成に約4時間かかっていましたが、現在では4分の1以下の時間で完了しています。これまでは、作成者とは別の職員がダブルチェックを行っていましたが、その工数も不要になりました。人がチェックしていてもミスは起きていましたが、DRIVEBOSS導入後は送迎漏れやミスが完全になくなりました。山田氏：送迎業務に対する安心感が増し、職員の精神的な負担やストレスが軽減されたと実感しています。今後はルート案内機能をフル活用し、送迎時の安心感をより一層高めていきたいと考えています。デイケア主任 加瀬氏4.スタッフも利用者も笑顔になれる「モデル事業所」へ―今後の展望を教えてください加瀬氏：現状維持ではなく、利用者に喜んでもらえ、スタッフが笑顔で働ける環境を、これからも整えていきたいと考えています。山田氏：私たちは、グループの事業所から「参考になる」と思っていただけるモデル事業所を目指しています。サービス・テクノロジー・福利厚生・外部連携・運営体制など、さまざまな面で挑戦と改善を重ねながら、困ったときには「この事業所を見ればヒントがある」と感じてもらえるような存在でありたいと考えています。―今回は、DRIVEBOSSの導入により送迎業務の属人化とミスを解消し、安心して送迎できる体制を構築した医療法人社団緑友会様の事例をご紹介しました。同社では、送迎計画の作成に1日約4時間を要し、業務の長時間化や属人化、さらには送迎漏れといったミスの発生が大きな課題となっていました。DRIVEBOSSの導入により、計画作成時間は従来の4分の1以下に短縮され、送迎ミスもゼロを実現。送迎業務の見直しや、職員が安心して働ける環境づくりをご検討中の事業者様は、ぜひお気軽にご相談ください。