株式会社桜十字が運営するリハビリデイサービスのLet'sリハ！では、全国44店舗のうち熊本県内の14店舗で送迎計画作成に時間がかかること、各店舗で送迎計画の作成方法が異なり業務が属人化していることを問題として認識していました。そこで送迎業務の標準化を実現することで、属人化を解消するためにDRIVEBOSSを採用いただきました。今回は齊藤氏、坂本氏、辻󠄀氏にお話を伺いました。1.送迎業務を効率化・標準化したいーDRIVEBOSS導入のきっかけを教えてください。坂本氏：DRIVEBOSSのことはCareTEX福岡’22で知りました。当時、現場から「送迎が大変」という声が上がっており、スタッフの負担軽減と、利用者様によりスムーズで、安心できる送迎を提供したいと導入を検討し始めました。辻󠄀氏：熊本県内で複数の店舗を運営していますが、それぞれの店舗が、請求記録管理ソフトの送迎計画作成機能、表計算ソフト、ホワイトボードと、異なる方法で計画作成していました。 Let'sリハ！統括マネージャー 坂本 氏曜日別に送迎計画作成時の元となる基本計画を作成し、変更があれば都度修正していくという方法で作成していましたが、1日平均20～30分程度、計画作成に時間を割いていました。入会・退会が発生した際には基本計画を見直す必要がありますし、利用のキャンセルによって、送迎順や送迎時刻が変わるので、都度修正の手間も発生していました。また利用者全員の自宅を把握したスタッフにしか送迎計画は作成できないので、送迎計画作成は各店舗1.2名のスタッフに依存した業務になっていました。業務の標準化ができず、担当者が休むと計画作成・変更に一苦労していました。こうした理由から送迎業務の効率化と、各店舗で異なるルールを統一し業務を標準化したいと考えていました。2.使い方がシンプルで簡単に操作することができたートライアルを決めた理由を教えてください。齊藤氏：DRIVEBOSS導入によって得られるであろう効果が、当時私たちが抱えていた課題にマッチすることを想定し、「まずはやってみよう」と始めることにしました。辻󠄀氏：最初は2店舗でトライアルを始めました。各利用者様の自宅住所や送迎指定時間などの情報を入力するのは大変だったのですが、それを乗り越えると、使い方はシンプルで簡単に操作することができました。リハビリテーション部 副部長 齊藤 氏坂本氏：地域ごとにある介護事業者のネットワーク会議で、ツクイでの導入事例や効果を聞きましたし、実際にトライアルをしてみて、送迎業務を改善できると手ごたえを感じることができたので、導入を決めました。3.送迎計画作成時間を短縮、送迎のミスがなくなったー導入してみて、送迎業務に変化はありましたか。辻󠄀氏：まず送迎計画の作成時間は確認・修正を含めて、各店舗平均10分程度でできるようになりました。また、人が送迎計画を立てることで、負担の偏りから不平不満の意見が出ることもあったのですが、現在は「人ではない、DRIVEBOSSという機械」が計画作成しているということで、気持ちを割り切ることができています。また、トライアルから利用している店舗では、既に複数人で計画作成できるようになったことで属人化を解消でき、スタッフの負担軽減につながったと思います。Let'sリハ！ エリアマネージャー 辻󠄀 氏坂本氏：他にもルート案内機能で、送迎順にご自宅までの道案内をしてくれるので、道がわからなくても住所入力の手間なく、スムーズに送迎できるようになりました。これまでは複数の車で同じ利用者様をお迎えに行ってしまったり、お迎えを忘れてしまうというミスがあったのですが、DRIVEBOSSを導入してからそういったことがほとんどなくなりました。さらに送迎に苦手意識のある方が、DRIVEBOSSのルート案内機能があれば、自分にも送迎できるかもと入社してくれました。齊藤氏：これまでのやり方を変えることに対して苦手意識があり、DRIVEBOSSへの運用切替になかなか一歩踏み出せない店舗もあったのですが、導入支援の専任担当者が、積極的にフォローしてくれました。各店舗にこまめに連絡をしてサポートしてくれたので、全店舗で効果を出せたと思います。伴走者がいないと運用定着できずに終わってしまうことも多いと思いますが、DRIVEBOSSは基本料金の中に導入サポート料金が含まれており、追加料金が必要なかったのも良かったです。4.送迎などの付帯業務の効率化を進め、高品質な直接介護サービスを提供していくー今後の展望を教えてください辻󠄀氏：現在は導入が完了し、操作や運用に慣れてきたところです。今後はDRIVEBOSSを使える人を増やしていき、全店舗で属人化を解消していきたいと考えています。坂本氏：さらなる業務効率化に向けた策として、車両別の乗車率を分析していきたいと考えています。これまでは各店舗1～2名の送迎計画作成の担当者にしか、送迎車両の数が適正なのか判断できませんでしたが、DRIVEBOSSを導入し、本部で車両の稼働状況を確認することができるようになりました。車両の台数は適正なのか、スタッフの欠員が出たときにフォローが必要なのかを正確に把握できるようになるので、データを活用してさらなる効率化を図っていきたいです。齊藤氏：現役世代が急減すると言われる2040年には、熊本県の介護職員の不足数は8,000人以上になると予想されています。限られた人員の中で高品質なサービスを提供するためには、送迎など付帯業務を効率化させ、いかに直接介護に時間を割くかを考えていかなければならないと思います。坂本氏：介護職員が不足すれば、スタッフ確保の競争は一層激しくなることが容易に想像できます。今のうちに人材を確保しておくためにも、介護は「きつい仕事」というイメージを払拭し、「次世代の介護職」を体現していきたいと考えています。利用者様の「したい」を「できる」ように、利用者様の家族のご負担を軽減できるように、桜十字グループのビジョンである「ヘルスケアトップリーダー集団」を目指し挑戦を続けたいです。ー今回はDRIVEBOSSの導入で送迎業務の効率化と標準化を実現し、ミスを削減した株式会社桜十字の事例をご紹介しました。DRIVEBOSSは事前に利用者様の情報を登録しておけば、新人など利用者様の情報を全て覚えていない職員でも短時間で送迎計画を作成することができます。またルート案内機能があるため、利用者様の自宅を覚えていなくても決まった送迎順で送迎することができます。送迎業務の属人化を解消したい、送迎業務を効率化させ利用者様に高品質なサービスを提供したい、とお考えの事業者様はぜひご相談ください。