熊本県でデイサービスを提供する、しらぬい荘デイサービスセンターでは、1日約20～30名の利用者を10台の車両で送迎しています。送迎計画の作成は2名の担当者が1～1.5時間ほどかけて利用者の名前が書かれた札をボード上で並び替え、手書きで紙に転記をしていました。時間と工数の削減、及び属人化を解消したいと、DRIVEBOSSを採用いただきました。今回はセンター長の藤井氏、機能訓練指導員の太田氏、係長の池田氏にお話しを伺いました。1.何年も変わらなかった手作業の送迎計画を改善したい―DRIVEBOSS導入のきっかけを教えてください。 藤井氏：送迎計画は限られた職員が時間と工数をかけて作成しており、この労力が勿体ないと長らく感じていました。数年前にも送迎計画システムについて調べたことがありましたが、当時出ていたシステムは価格が高く、導入には至りませんでした。その後、デイサービスの現場から一度離れ、数年ぶりに復帰したところ、送迎計画の作成方法が以前と全く変わっておらず、この状況を改善したいと思い、再び送迎計画システムについて調べていました。太田氏：送迎計画のシステム化を検討していた時期に、加盟している協会より「令和7年度 介護テクノロジー等による生産性向上の取組に関する調査及び効果測定事業」への参画のお話をいただきました。藤井が感じていた「送迎計画を改善したい」という想いとタイミングが重なり、良い機会だと判断してDRIVEBOSSをトライアルすることになりました。―これまではどのように送迎計画を作成していましたか。 池田氏：以前は、利用者様の名前が書いてある札を専用のボード上で並び替えて送迎計画を作成していました。時間をかけて計画を作成しても、変更やキャンセルが頻繁に起こり、その度に修正をしていました。特にお迎え直前の変更は、現場の対応と計画修正を同時並行する必要があり、大変でした。送迎計画はまさにパズルのようで、組み換えに一番苦労していました。また、作成できるのは私ともう一人の2名のみで 、ベテランの職員の経験とノウハウに依存していたことも課題でした。2.DRIVEBOSSは求める条件が備わっていた―DRIVEBOSSを選んだ理由を教えてください。藤井氏：送迎計画には個人情報が含まれるため、信頼できるブランドとしてパナソニックのシステムを選びました。加えて「送迎計画に特化していること」「急な変更にも簡単に対応できること」を重視していましたが、実際に説明を受けてDRIVEBOSSはその両方を満たしており、業務効率化ができると感じたので導入を決めました。池田氏：急なお休みなどで変更があっても該当箇所の修正だけで済むので、全てを組み直す必要がなくなる点に魅力を感じました。担当営業によるサポートも丁寧にしていただき、導入後の運用イメージがつかめたことも安心材料でした。DRIVEBOSSでの計画作成の様子3.計画作成を「人の経験に頼る体制」から「仕組み」に変えられた―DRIVEBOSSの導入で送迎業務にどのような変化がありましたか。池田氏：計画作成にかかる時間は1時間～1時間半かけていたものが、10～15分程度に短縮でき、今まで苦労していた変更の対応も簡単にできるようになりました。立てた計画を送迎表に転記する手間も削減できましたし、転記の際のミスもなくなり送迎の精度があがりました。気持ちの面でも負担が軽減され、本当に助けられています。藤井氏：トライアル開始後すぐに札を撤去しましたが、DRIVEBOSSのみで問題なく運用ができました。負担が減ったことで、これまで送迎業務に取られていた時間を本来の業務である利用者様のケアの時間に充てられるようになった点が導入した最大のメリットです。また、今まで送迎 計画の作成を担っていたベテラン職員が、DRIVEBOSSの導入により安心して卒業できたことも良い変化でした。―当初の課題以外にも実感できる効果はありましたか。池田氏：以前は送迎表にA4で7~8枚の紙を使っていましたが、今は2枚程度まで削減できました。また、利用者様の札の作成業務も不要になり、細かなムダを省くことができました。藤井氏：到着時間の見通しが立ちやすくなり、ご家族からのお問い合わせの連絡が減少しました。ご利用者への不安を低減できた印象です。これも送迎計画の精度が上がったからだと思います。こうした効果もあり、総合的にみてDRIVEBOSSは時間と費用の両面で業務効率化につながっていると実感しています。池田氏と藤井氏4.誰でも送迎計画を担える体制とさらなる業務の改善を目指す―今後どのようにDRIVEBOSSを活用していきたいですか。池田氏：まずは送迎計画を作成できる職員を増やしていきたいです。従来はベテラン頼りの業務でしたが、DRIVEBOSSなら経験が浅い職員でも作成できると思うので若手の職員にも任せていきたいと思っています。特定の人に依存せず、誰が担当しても現場が回るように効率化を図っていきたいです。藤井氏：お休みなど変更 時の運用手順など、送迎時のルールを統一し、業務の平準化を進めたいと考えています。DRIVEBOSSを単なる「便利ツール」 で終わらせず、改善を続ける仕組みとして活用し、利用者数や送迎範囲の拡大にもつなげていきたいです。―今後の展望を教えてください。太田氏：介護業界はFAXや紙ベースでのやり取りがまだ多く、アナログな仕組みが残っています。このままでは、5年後、10年後の運営が難しくなるため、新しい情報やシステムを積極的に取り入れ、業務の見直しを進めていきたいです。太田氏藤井氏：少ない人数で業務を回していく必要がある中、効率化できる部分はシステムに任せ、職員は人にしかできない業務に時間を使いたいと考えています。DRIVEBOSSが「システムを使うきっかけ」になったと感じているので、今後は送迎計画業務以外にもシステムの導入を検討していきたいです。ー今回はDRIVEBOSSの導入により送迎業務の効率化を図り、本来のケアや活動準備に時間を充てられるようになった、しらぬい荘デイサービスセンターの事例をご紹介しました。DRIVEBOSSは送迎計画作成の時間短縮や急な変更も対応が可能です。また、属人化の解消やミスの削減、さらに利用者様のケアに充てられる時間の創出にもつながっています。送迎業務の効率化を図りたい、属人化の解消をしたい事業所様はぜひご相談ください。