株式会社メディカルシャトー函館様 │ 送迎計画作成の工数と時間を削減！送迎システムのドライブボス

2024/12/10

働きやすさにDX化は欠かせない

送迎計画作成に時間と工数がかかる。しかも施設ごとに作りかたも異なっていた
DRIVEBOSSは送迎計画の作成が便利になり使いやすい
ＩＴツールを積極的に活用して働きやすい環境を目指す

函館市で4つの施設を運営している株式会社メディカルシャトー函館では、1日平均50名の利用者様を8台の車両で送迎しています。送迎計画は表計算ソフトで作成していましたが、手間や時間がかかることを課題として認識していました。そこで、担当者の負担を軽減するために、送迎業務の効率化としてDRIVEBOSSを採用いただきました。今回は、執行役員部長の佐藤氏、函館介護本部係長の中村氏、デイサービスセンター白ゆり富岡センター長の張磨氏、相談員の山田氏にお話を伺いました。

送迎計画にかかる時間と工数を削減して担当者の負担を軽減したい
DRIVEBOSSなら現場でも問題なく使えそう
時間と工数を削減し、気持ちの負担も軽減
ITで働き手の負担を軽減したい

1.送迎計画にかかる時間と工数を削減して担当者の負担を軽減したい

―DRIVEBOSS導入のきっかけを教えてください。

佐藤氏：
従来は月間と週間の送迎計画の予定を表計算ソフトで作成していました。作成に1時間ほどかかる時があり、残業が発生することもありました。さらに、施設ごとに異なった作成方法で送迎計画を作成していたので、異動があった際にはその都度、施設固有の作成方法を覚える必要がありました。このような状況を見て、送迎計画作成にかかる時間と工数を減らすことで、計画作成担当者の負担を軽減したいと思ったことがきっかけです。

佐藤氏

―どのような困りごとがありましたか。
張磨氏：
デイサービスセンター白ゆり富岡では、送迎計画を作成できるのは2名のみで、日によっては計画作成に大幅な時間がかかる時もありました。加えて、お休みや変更があると送迎計画を作り直す必要があるので、さらに時間と工数がかかっていました。利用者様のいろいろな条件を踏まえて日々悩みながら送迎計画を作っていたので、気持ちの面でも負担を感じていました。

山田氏：
送迎計画を表計算ソフトで作っていたので、組み直しをしているうちに、利用者様の名前が消えてしまい、送迎の漏れが発生してしまったことがありました。組み直しや調整は、利用者様の名前が消えてしまっていないかを常に確認しながら作業するので大変でした。

2.DRIVEBOSSなら現場でも問題なく使えそう

―他社システムと比較はしましたか。
佐藤氏：
実は、3年前にDRIVEBOSSも含む4社のシステムを比較していましたが、どのシステムも費用対効果が見込めず、検討で終わっていました。その後、やはり送迎計画作成の問題を改善する必要性があると感じ、再検討したところ、3年前よりDRIVEBOSSの機能が向上しており、とても魅力に感じました。社内のDX化推進チームでも、DRIVEBOSSは現場の誰でも問題なく使えると判断し、導入検討を進めました。

―DRIVEBOSS導入についてどう思いましたか。
張磨氏：
便利なシステムで送迎計画作成が楽になりそうだと感じ、ぜひ使ってみたいと思いました。

山田氏：
毎回パナソニックの担当のかたが丁寧にサポートしてくれていたので、DRIVEBOSS導入への抵抗感はありませんでした。

3.時間と工数を削減し、気持ちの負担も軽減

ーDRIVEBOSSの導入で送迎業務にどのような変化がありましたか。

張磨氏：
計画作成がDRIVEBOSSの導入により10分ほどで作成が出来るようになり、表計算ソフトのファイルを見る必要がなくなりました。また、以前は悩みながら計画を作成していましたが、今ではシステムが作ってくれるのでストレスを感じることもなくなりました。さらに、新規利用者の受け入れの際の利用人数や送迎状況を確認する時にもDRIVEBOSSを活用しています。

山田氏：
導入前は表計算ソフト上で利用者様の名前を確認していましたが、DRIVEBOSSなら計画作成画面に乗車人数が表示されるので、その日の送迎人数があっているのかを確認する手間がなくなりました。おかげで今はミスなく計画作成することができています。

佐藤氏：
拠点ごとに送迎計画作成の作りかたが違いましたが、全施設にDRIVEBOSSを導入したので、送迎業務のやりかたを統一することができました。システムの導入は誰でも使えることが重要だと考えており、DRIVEBOSSはその点において非常に優れており、直感的な操作が可能です。そのため、導入した価値があると感じています。

―実際に使ってみてどうですか。
中村氏：
送迎計画を立てる画面、利用者様情報の設定画面、車両の設定画面など、何の操作をすべきなのかが一目でわかるので、とても分かりやすいシステムだと感じています。休みがあった場合でもワンクリックで変更内容が反映できるので、とても重宝しています。

中村氏

張磨氏：
とても使いやすくて便利なので引き続き使用していきたいです。誰でも操作できるのでDRIVEBOSSはどのような施設でも取り入れやすいと思います。

山田氏：
最初は自分たちにもDRIVEBOSSを使うことができるのか不安もありましたが、操作していくうちにどんどん使えるようになっていきました。とても使いやすいので他の職員もすぐに使えるようになると思います。

4.ITで働き手の負担を軽減したい

―今後どのようにDRIVEBOSSを活用していきたいですか。

張磨氏：
DRIVEBOSSのスマホ連携は、送迎先の表示や利用者様との連絡が簡単に取ることができ、送迎業務がよりスムーズになると思うので、今は未契約ですがいずれは取り入れたいです。便利なものは積極的に活用して業務の効率化を図り、利用者様との時間を増やしていきたいです。

山田氏：
計画作成は私たち2人だけではなく、若手の職員も積極的に操作をしてもらって使いこなせるようになってほしいと思っています。今後は私たちが不在の時でも送迎計画を他の職員でも問題なく作成できるようにしていきたいです。

左:山田氏、右：張磨氏

―今後の展望を教えてください
佐藤氏：
函館市は人口に対してデイサービスの数が多く、働き手の確保が難しくなっていきます。全国の中核市の中で過疎化が最も進んでおり、高齢者の割合は今後5年間で大幅に増加する見込みです。これに伴い、デイサービスのニーズは高まりますが、一方で職員の年齢も上がり、負担が大きくなります。特に、弊社のように規模が大きい施設は働き手が大変というイメージを持たれがちですが、社内のやり取りにはチャットツールの活用、マニュアルのＩＴ化、議事録の自動化など様々なツールを取り入れ、ITによる業務の効率化を進めて職員の負担軽減に取り組んでいます。その結果、白ゆりグループが函館市のみなさんにサービスとして還元できればいいなと思っています。そのためにも、働き手が働きやすい環境を整えるべく、引き続きDX化を進めていきたいです。

ー今回はDRIVEBOSSの導入で、送迎計画作成にかかる工数と時間を削減し、全施設の送迎業務を統一することができた、株式会社メディカルシャトーの事例をご紹介しました。DRIVEBOSSは何の操作をすべきなのかが分かりやすく、お休みなどがあった場合でも簡単な操作で対応ができます。送迎業務の効率化を図りたい、送迎業務の作成方法を標準化したい事業者様はぜひご相談ください。

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