社会福祉法人容風会 様

操作がシンプルで分かりやすい！全職員が送迎計画を作成可能に

福岡県で福祉サービスを展開する、社会福祉法人容風会では3つのデイサービスを運営しています。各施設で1名の送迎計画担当者が表計算ソフトを使って作成しており、計画作成に時間がかかることや属人化していることを何年も課題としていました。 そこで、介護ソフトと連携している送迎計画自動作成システムで課題を解消したいとDRIVEBOSSを採用いただきました。今回は運営管理本部 本部長の梅田氏にお話しを伺いました。

1.属人化と作業負担が課題だった送迎計画業務

―DRIVEBOSS導入のきっかけを教えてください。
各施設で1名の職員が1年単位で送迎表の作成担当となり、表計算ソフトで送迎計画を作成していました。日中は業務に追われ、送迎計画の作成は残業で対応することが多く、1週間分の計画作成に長い時は3時間かかることもありました。時間をかけて作成した送迎計画が、お休みや振替ですぐに変更になることも多く、ミスや抜け漏れが発生していました。

梅田氏

2.ケアカルテ連携で手間と時間の削減をしたい

―他社システムと比較はしましたか。
過去に他社のトライアルを実施したことはありましたが、手修正が必要な部分が多く、手間と時間がかかってしまうため費用対効果が見込めず、導入には至りませんでした。手間と時間を削減すべく、介護システムとの連携を重視し、ケアカルテと連携しているDRIVEBOSSのトライアルを実施しました。DRIVEBOSSは操作が簡単でわかりやすく、ミスも減らせそうだと、感動した記憶があります。以前トライアルを実施したシステムより価格は高くなりますが、費用対効果を見込めると思い、導入を決めました。

3.送迎計画の作成担当が1名から全員へ

―DRIVEBOSSを導入して送迎業務に変化はありましたか。
各施設の条件や職員のスキルによって差はありますが、送迎計画の作成時間は10〜20分程度に短縮され、業務時間内で対応できるようになったことで、以前は発生していた残業がなくなりました。送迎業務の効率化により、他の業務に充てる時間や、利用者様と向き合う時間を確保できるようになっています。  

また、ケアカルテの入力内容がそのままDRIVEBOSSに反映されるため、変更も正確かつ簡単にでき、ミスや抜け漏れもなくなりました。「 導入しても、特定の人しか使えない状況では属人化を解消できない。誰でもできるようにしたい。」という考えのもと、職員に対して「全員が使ってください」と積極的に働きかけを行い、徐々に使える人を増やしていきました。DRIVEBOSSは操作がシンプルで、直感的に送迎計画の作成ができるため、職員も大きな抵抗なく使い始めることができ、結果的に全員が使える体制が整いました。

最近では、職員の出勤変更に備えて複数パターンの送迎計画を事前に作成するなど、工夫して使いこなしている部署も出てきています。 ケアカルテ連携により手修正が不要であること、そして操作が簡単であることがスムーズな定着につながった要因だと思います。
送迎業務の負担を軽減できたことで、 「導入してよかった 」との声が多く、DRIVEBOSSを採用してよかったと感じています。

4.ICT化を進め、使いこなせる人材育成にも注力していく

ー今後の展望を教えてください。
現在は、インカムやモニター型記録共有ツールなどICT化を積極的に進めています。月に1回、外部の方々と交流する機会があるので、そこで得た情報を社内に持ち帰り、常にアップデートしていきたいと考えています。介護施設として生き残るためにはICT化が不可欠だと考えており、良いものは積極的に取り入れていきたいです。ただし、導入するだけでは意味がなく、職員が実際に使いこなせるよう育成していくことが今後の課題です。導入したシステムを活用し、利用者様にサービスとして還元することが重要だと思っています。

 

モニター型記録共有ツール操作の様子

また、介護業界の労働環境はまだネガティブなイメージもありますが、職員が気持ちよく、楽しく働ける環境づくりが法人の役割だと思うので、より良い施設を目指して、今後もICT化に取り組んでいきます。


―今回はDRIVEBOSSの導入で、送迎計画作成の属人化を解消し、全職員が対応できる体制を整えた社会福祉法人容風会様の事例をご紹介しました。DRIVEBOSSはケアカルテとの連携により、介護ソフトからの転記が不要になるのでミスや抜け漏れをなくすことができ、介護ソフトと送迎計画自動作成システムとの二重の管理も不要になります。さらに、分かりやすい操作性で、パソコンが得意でない方でも使うことができます。送迎業務の効率化や属人化の解消を図りたい事業者様は、ぜひご相談ください。