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二重管理の手間を削減し、業務効率化！送迎業務がスムーズに
- 介護ソフトとの連携で、転記ミスと手間の削減
- 操作のしやすさが送迎業務の効率化を後押し
- 地域の方から選ばれる事業所を目指す
長崎県で福祉事業を提供する社会福祉法人平成会では、以前より送迎計画自動作成システムを導入していましたが、介護ソフト との二重管理により、転記ミスや業務負担が課題となっていました。そこで、介護ソフト「ケアカルテ」と連携している送迎計画自動作成システムを導入したいと、DRIVEBOSSを採用いただきました。
今回は、通所介護・プライエム横尾の高本氏、山下氏、通所リハビリ・ナーシングケア横尾の田中氏、高比良氏にお話しを伺いました。
1.二重管理による業務負担と転記ミスを生む仕組みの改善が必要
―DRIVEBOSS導入のきっかけを教えてください。
高本氏：
以前は別の送迎計画のシステムを使用していましたが、急なお休みや変更があると、まずケアカルテを変更し、その後に送迎計画自動作成システムも同様に変更作業を行う必要がありました。この二重管理により転記ミスや漏れが発生し、本来お休みの利用者様をお迎えに行ってしまうなどのトラブルもありました。そこで、転記する作業の負担とミスをなくすため、ケアカルテと連携している送迎計画自動作成システムを探したところ、DRIVEBOSSを見つけました。
田中氏 高本氏
―他にも課題はありましたか。
山下氏：
送迎計画の作成にはシステムを使っていましたが、確認や修正のために人的作業が必要な部分が多くあり、トータルで送迎計画作成に1時間近くかかってしまうこともありました。
高比良氏：
以前のシステムでは送迎開始時刻を過ぎると変更ができないため、手書きで時刻を修正する必要があり、大変手間がかかっていました。
2.ケアカルテ連携と操作性が決め手
―DRIVEBOSSを選んだ決め手はなんですか。
高本氏：
ケアカルテと連携できることが、送迎計画自動作成システム乗り換えの必須条件でした。DRIVEBOSSはケアカルテとの連携ができるので、転記作業が無くなり二重管理の負担が解消できそうということと、 トライアルでDRIVEBOSSを操作してみると、他のシステムよりも操作性が良く、計画を作成できる人を増やすことが出来そうだと思い、導入を決めました。
また、スマホ連携によるドライバーへの安全運転の意識づけの期待もありました。
―DRIVEBOSSをトライアルしてみてどうでしたか。
山下氏：
システムというものには慣れていましたし、作成の流れは大体同じなので問題なく使うことができました。とにかくケアカルテと連携してくれることで手間と時間を削減できるので本当に助かると思いました。
高比良氏：
急な変更があってもケアカルテの情報を反映してくれるので、人的ミスのリスクが減り、安心して送迎業務が行えるようになると思いました。
3.残業時間を削減！費用対効果を実感
―DRIVEBOSSの導入で送迎業務にどのような変化がありましたか。
山下氏：
プライエム横尾では、2日前までに送迎計画を作成して、確認や変更の作業をしています。ケアカルテ連携により、送迎計画の作成時間が1時間未満に短縮され、送迎計画を作るための残業時間を削減できました。また、以前のシステムと比較して作成できる人が3名から5名に増えたことや、職員同士で送迎計画に対する意見交換も活発になったことからDRIVEBOSSは操作がしやすくて分かりやすいシステムだと実感しています。
山下氏
高比良氏：
ナーシングケア横尾では、空いた時間に送迎の計画作成が可能になりました。変更があってもケアカルテで作業をすれば、DRIVEBOSSは再読み込みで反映してくれるので、時間も手間も短縮でき、迎え送迎・送り送迎それぞれで最短10分、新規利用があっても30分で計画作成ができています。他の業務に追われていてもすぐに作成ができて、焦ることなく気持ち的にも楽になりました。出発時刻が過ぎてもシステムで変更ができるようになったことも助かっています。
―スマホ連携はどのように活用していますか。
山下氏：
ルート案内を活用して、到着予定時刻より遅れそうな場合は利用者様へ連絡しています。 これにより 、利用者様を待たせてしまうことがなくなりました。
高比良氏：
新規利用がある場合は、パソコン上で場所を確認したり 地図を持っていくこともありましたが、今はルート案内をしてくれるので安心して送迎ができるようになりました。慣れるまでに少し時間がかかりましたが、今は問題なく活用できています。
高比良氏
―管理者という立場からみてどのような変化を感じましたか。
高本氏：
二重管理の工数削減により、計画作成時間 とミスの削減を実現することができました。以前のシステムより費用は上がりましたが、残業時間は削減できたので、経営的な視点から見ても費用対効果がありました。操作が簡単なので担当者が不在の時で も他の職員が対応でき、円滑に業務が回るようになりました。
田中氏：
現在、他の職員へ操作方法の指導を進めており、作成者の増加に向けて準備中です。分かりやすい操作性がその後押しになっています。
4.利用者様満足と職員の働きやすさの両立を目指す
―今後どのようにDRIVEBOSSを活用していきたいですか。
山下氏：
利用者様との時間を増やすため、送迎業務のさらなる効率化を目指しています。
安全運転支援機能については、自然災害時の活用も視野に入れており、今後検討していきたいです。
高比良氏：
まだまだ全体的に業務が偏ってしまっているのが現実です。まずは送迎業務の属人化をなくし、職員全体で業務を分担できる体制を整えたいです。また、ヒヤリハット機能を活用し、運転傾向や道路の特徴を把握することで、職員の安全運転への意識向上を図りたいです。
―今後の展望を教えてください
高本氏：
利用者様には「満足してサービスを受けられる」と感じてもらい、職員には「働きやすい環境」を提供することが目標です。そのためにも、効率化できる部分はシステムに任せ、利用者様との関わりに時間を使えるよう、バランスの取れた運営をして、地域の方から選ばれる事業所になることを目指していきます。
田中氏：
システム運用に慣れてきた今、次世代への教育が課題です。主体となっている職員は全体の事をある程度知った上で業務を回してくれていますが、今後は未経験の世代も入ってきます。そのような世代への教育の仕方を整えて、誰でも同じケアや対応ができ、世代交代をしても利用満足度を維持できる事業所にしていきたいです。
―今回はDRIVEBOSSの導入により送迎業務の二重管理を解消し、業務の効率化を実現した、社会福祉法人平成会の事例をご紹介しました。操作の分かりやすさやケアカルテとの連携により、計画作成の負担軽減や複数の職員が計画作成に関われる体制づくり、さらに安全運転への意識向上にもつながっています。送迎業務の効率化や負担軽減を図りたい事業者様はぜひご相談ください。
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