神戸中央福祉会 塩屋さくら苑 様

送迎計画作成の経験がなくても、DRIVEBOSSで簡単に計画作成できるように！

神戸市で社会福祉法人神戸中央福祉会が運営する「塩屋さくら苑デイサービスセンター」では、1日約30名の利用者様を6台の車両で送迎しています。送迎計画はホワイトボードで作成していましたが、決まった担当者にしか計画を作成することができず、業務が属人化していることを問題として認識していました。そこで送迎計画作成を誰もができる業務にしたいと、DRIVEBOSSを採用いただきました。
今回は、施設長の安東氏、主任生活相談員の清田氏、介護職員兼生活相談員の石垣氏にお話しを伺いました。

1.送迎計画作成は特定の担当者にしかできない業務だった

ーDRIVEBOSS導入のきっかけを教えてください。
安東氏：
これまで送迎計画作成は、「1人にしかできない」、「担当が休みだとわからない」という業務でした。誰か1人にしかできない業務があるというのは問題として認識しており、属人化を解消しなくてはならないと思っていました。ちょうど介護業界でもICT化の推進という流れがあり、業務改善に効果がありそうなものは試してみようと考えていました。

　　　　　 　　　安東氏

実はDRIVEBOSSのことは、同じ法人の別施設でも導入を検討していて、以前から知っていました。CareTEX大阪'22のブースで話を聞いて属人化を解決できるかもしれないと興味をもち、トライアルしてみることにしました。

2.自身が考えるベストに近い計画が1クリックでできあがる

ートライアルしてみてどうでしたか。
石垣氏：
トライアルを始める準備として、利用者様ごとの送迎指定時間や乗車できない車などのデータ登録をしたのですが、頭の中にある情報を一つひとつアウトプットしていかなくてはならないので大変でした。しかし情報登録が済んでしまえば、DRIVEBOSSの自動作成機能を使って、自分自身が考える計画に近い計画を1クリックで作ることができました。計画作成時に大切にしている考え方は「何が利用者様にとってベストなのか」です。ヘルパーさんが入っているので送迎時間厳守など、必ず守らなければならない条件を満たしている計画をベストと考えていて、DRIVEBOSSでも同じ条件を設定して、ベストに近い計画を立てることができました。
さらにDRIVEBOSSでは以前作った計画をコピーして、欠席や振替利用などの急な変更は手動で修正し、計画作成する機能もあるので、より簡単に計画作成できました。パソコンは得意ではありませんが、操作が簡単だったので使いこなすことができました。

ー導入決定の決め手は何でしたか。
安東氏：
現場の皆が必要だ、効果があると言ってくれたので導入を決定しました。実際に取り組むのは現場なので現場の声を大切にし、決断しました。

3.経験がなくても簡単に計画作成できる

ーDRIVEBOSSを導入して計画作成業務は変わりましたか。
石垣氏：
これまでは利用者様全員の情報が頭に入っていなければ計画作成できなかったのですが、DRIVEBOSSでは事前に情報を登録しておけば、経験がなくても計画作成できるようになりました。今は私だけでなく、もう1人の職員がDRIVEBOSSで送迎計画を作成しています。もう1人の職員は送迎計画作成の経験はありませんが、計画コピー機能を使って計画作成できています。私が事前に計画作成して保存しておいたものから、休みや振替利用の方の差分を修正していくことで、簡単に計画作成できています。もし今後、職員の休職や退職があったとしても、利用者様の情報を登録しておけば自動割当機能で対応できると思います。

4.生き残りをかけて柔軟に変化し続ける

ー今後の展望を教えてください。
清田氏：
アナログ文化の現場なので、より効率的に業務ができるようにデジタル化を進めていきたいです。現状はドライバーが送迎計画を確認するためにDRIVEBOSSとホワイトボードを併用していますが、それをやめたいと思っています。DRIVEBOSSは送迎表を印刷できるので、まずは印刷した送迎表を使用する、後々はスマホ連携機能を使うことで、スマホで送迎表を閲覧できるようにしてペーパーレス化もできたらいいなと思っています。

　　左から 安東 氏、石垣 氏、清田 氏

安東氏：
生産年齢人口が減少し高齢者が増加していく中で、業務の効率化は喫緊の課題です。競争が激化する介護業界では、業務効率を高めるためにICT化は必須だと思っていますし、ICT化を進めることは経営責任だとも考えています。
さらに利用者様のニーズに応えることで、他施設との差別化を図っていきたいとも考えています。ただ施設に来て帰るだけでなく、認知症や物忘れの進行を遅らせるようなレクを行うなど、施設に滞在する時間がより有意義な時間になるようにしていくことで、利用者様やご家族の方に喜んでもらえる施設を目指したいです。この業界は変化に戸惑う人が多いと感じていますが、競争が激化する中で生き残るために、柔軟に変わっていこうと思います。


ー今回はDRIVEBOSSの導入で、新人など利用者様の全ての情報を覚えていないスタッフでも、送迎計画を作成できるようになった塩屋さくら苑の事例をご紹介しました。DRIVEBOSSは、利用者様の情報を登録しておくことで、利用者様にとってベストに近い送迎計画を自動作成することができます。
送迎計画の作成業務は「特定の担当者にしかわからない」「属人化している」と感じている事業者様は、この機会にぜひご相談ください。