瑞江ホーム東部デイサービスセンター 様

送迎計画作成時間が1日20分に！さらに時間に余裕ができ新規利用者の獲得に成功！

江戸川区でデイサービスを提供する瑞江ホーム東部デイサービスセンターでは、1日平均18名の利用者の送迎を3台の車両で行っています。送迎計画の作成はデイサービス管理者兼生活相談員（以下、管理者）が行っていましたが、利用者や車両の特性を考慮して計画作成するのに数時間という膨大な時間をかけていました。さらに計画作成に時間が割かれることで、新規利用者の獲得を難しくさせていました。
そこで同社は計画作成時間を削減する仕組みを導入することで、管理者の負担削減を実現するため「DRIVEBOSS」を採用いただきました。
今回は総括課長の相川氏と管理者の中口氏にお話しを伺いました。

1.送迎計画を作成する時間を削減して、業務時間を短縮したい

ー DRIVEBOSS導入のきっかけを教えてください。
相川氏：
これまで送迎計画はExcelを使って、1週間分まとめて作成していました。基本となる送迎表をもとに、キャンセルや追加の利用者様を考慮し手作業で送迎順を入替していましたが、1週間分作るのに数時間かかっていました。
送迎計画を作ることができるのは利用者様や送迎車両の特徴をよく理解した管理者だけだったので、管理者の作業負担が大きく余裕がなくなり、新規利用者の獲得が難しくなっていました。

施設の経営を鑑みると新規利用者を獲得したいが、時間に余裕がなく新規利用者の積極的な獲得ができずにいました。長時間労働の是正という時代の流れもあり、送迎計画を作成する時間を削減し業務時間を短縮できないかとずっと悩んでいました。
そんなとき、別のシステムについて話をしていた方から「パナソニックの送迎システムが良いらしいですよ！」と聞き、DRIVEBOSSを知りました。

2.マニュアルを読まなくても、直観的に理解できるシステム

ー　DRIVEBOSSを選んだ決め手は何でしたか。
相川氏：
送迎計画を作成するときは、複数の条件を考慮する必要があります。たとえば車両の特性、送迎時間指定、高層階の利用者など挙げたらきりがないくらいです。 DRIVEBOSSはそのような車両や利用者の条件を事前にシステムに登録しておくことで、AIが送迎計画を自動で作成してくれます。人の手で計画を修正することもできるので、AIと人による処理が上手く融合していると感じました。さらに過去の送迎計画をシステム上で簡単に参照できるのも、便利な機能でした。

総括課長　相川 智 氏

1ヶ月の無料トライアル期間で実際にシステムを使ってみると、どのボタンを押すと何が起こるか容易に想像でき、マニュアルを読まなくても直観的に理解できると感じました。営業担当のサポートも手厚く安心できたので、これなら他のシステムと比較する必要はないと思いDRIVEBOSSの導入を決めました。

3.時間的にも気持ち的にも余裕ができ、新規利用者の獲得に成功

ー　DRIVEBOSSを導入して、送迎計画作成業務に変化はありましたか。

中口氏：
導入前は何時間もかけて1週間分の計画を作成しても、キャンセルや追加が発生し前日に再度、送迎計画を修正していました。DRIVEBOSSでは1日分の送迎計画が20分程度で作成できるため、キャンセルや追加が確定した後、翌日分の送迎計画を作成できています。計画作成に割く時間が削減できた上に、二度手間もなくなりとても楽になりました。
パソコンは得意ではないですが、慣れてしまえば簡単に使えるので、今は私ともう一人のスタッフで計画作成しています。

管理者　中口 美代子 氏

相川氏：
管理者の送迎計画作成に割く時間を削減することで、新規の利用者様の獲得にも力を入れられるようになりました。時間的にも気持ち的にも余裕ができたので、非常に助かっています。


ー 今回は送迎計画作成時間を1日20分にすることで作業負担を削減し、新規利用者の積極的な獲得を実現した瑞江ホーム東部デイサービスセンターの事例をご紹介しました。DRIVEBOSSは、利用者や車両などさまざまな特徴を考慮する必要のある送迎計画作成業務を、自動化するシステムです。毎日の作業負担を削減することで、新規利用者の獲得や介護サービスの向上に役立てていただけます。