配車業務の属人化はなぜ起こる？原因・影響と解消方法

配車業務の属人化はなぜ起こる？原因・影響と解消方法

配車業務が特定の人しか対応できない、担当者の急な不在に対応できないなどの状況になっていませんか。これらは属人化の典型的な例です。このような状況では、業務の効率化ができず残業が減らない、担当者が休みをとりにくくなるなどの影響が出ることがあります。配車業務は、2024年問題により時間外労働が規制され、働き方を変えていく必要がある中、早急にこうした属人化問題を対策する必要があるのではないでしょうか。ここでは配車業務の属人化の原因、影響と解消方法をご紹介します。

1.属人化とは

私たちが何社かとお話しして、属人化とは「ある業務において特定の社員しか対応できず、担当者以外はその業務内容についての知識やノウハウがなく、個人に依存している状況であること」と認識しました。属人化は組織全体の効率性や、持続性に悪影響を及ぼすことがあります。担当者が一人で業務を行うことで効率よく進めることができる、個人のスキルが上がるなどのメリットもありますが、長期的に見るとデメリットの方が大きく、標準化の対義語とされ、ネガティブにとらえる方もいるのではないでしょうか？個人に頼るのではなく、誰でも業務を行うことができる仕組みを整えることで属人化を防ぐことができ、業務の効率化に繋がります。
また、現在の業務の仕組みが当たり前になってしまい、属人化していることに気づいていない場合もあります。

2.属人化の原因と影響

これまでにお伺いした配送現場では、配車計画を作成する際に道路状況や配送先の細かい制約を考慮していました。そのため、経験と慣れで成り立っているケースが多く、ノウハウを持った人しか配送計画を作成できない、担当地域以外の配送ができない、といった状況に直面するケースがありました。私たちは、これまでユーザ様と対峙する中で下記を属人化の原因と位置づけました。これらを対策することで、属人化の防止に繋がります。

原因
1.業務についての共有がされていない
2.業務の専門性が高い
3.担当者の知識やノウハウに依存している

影響
1.担当者の不在時に他の人が対応できない
2.担当者が休みを取りづらい
3.長時間労働に繋がる

3.属人化の解消方法

属人化の解消方法は下記のような方法があります。

1.業務のマニュアル化や共有する仕組みを作る
手順や方法を文章化し、知識や情報を共有することで誰でも同じ基準で業務を行うことができます。

2.ツールを活用する
専用のツールを活用することで特定の個人に頼ることがなくなります。
また、これらの活用は現在の業務の見直しにもつながります。
 

4.DRIVEBOSSでできること

ツールを使用して属人化を解決する場合、どのようなツールを活用したらよいのでしょうか？DRIVEBOSSは、業務効率化を支援するサービスです。商品・資材の「配送」、メンテナンスなどの「訪問」、など、業務で使用する社用車の配車をより効率的にする機能を取り揃えています。AIが様々な条件を考慮して配車計画をサポートするので、計画作成の時間を大幅に削減でき、道路状況や配送先の細かい制約のノウハウがなくても計画作成が可能です。