日産部品九州販売株式会社 様

活動の可視化・分析による働き方改革を推進

九州全域で自動車部品やカーライフ用品を提供している日産部品九州販売では、約130名の営業担当と配達担当が活動しています。日報作成に手間や時間がかかっていることを問題視しており、加えて、作成された日報の信ぴょう性にも疑問を持っていました。そこで短時間で正確な活動記録を取りたいと、「DRIVEBOSS」を導入いただきました。今回は、常務取締役の佐田様、取締役の萬屋様、営業支援部 係長の櫻木様に、手間なく正確な活動履歴を記録し、業務改善に活かす方法について伺いました。

1.営業担当にはお客様提案に時間を割いてほしい

ーDRIVEBOSS導入のきっかけを教えてください。
これまで営業担当者の日々の活動管理は、SFAツールを使って行っていました。事前に作成した訪問計画に対して、実際の活動内容を帰社後に入力するルールにしていましたが、日々の営業活動に追われ入力が後回しになってしまうこともあり、活動報告の締め切り日を設けることで入力を促していました。

　　左から櫻木氏　萬屋氏　佐田氏

しかし結局、締め切り前日に数日前の記憶をたどり、思い出しながら入力していくので、訪問内容や訪問件数など報告内容の信ぴょう性に疑問がありました。このため、活動報告を使った業務の分析や改善ができずにいました。限られた時間の中で、営業担当者にはパソコン作業の時間より、お客様へ提案する時間を多く割いてほしいと考えています。そのために日報作成や活動管理の手間を簡略化しつつ、正確な活動日報を作成したいと思っていました。また、正確な活動データをもとにして活動効率を分析することで、生産性の高い営業活動を実現したいとも考えていました。

2.現場の不安を解消し、運用を軌道に乗せる

ーDRIVEBOSSを選んだ理由は何ですか？
わかりやすいシンプルな操作感、スマホで活動を記録できること、価格も手ごろなことから導入を決めました。

 ー導入を決めたあと、現場の反応はどうでしたか？
行動を監視されるのではないかと不安を抱く担当者がいたものの、「ツール導入の目的は監視ではない。30分から1時間かけて作成している日報がDRIVEBOSSなら行った先々でスマホをタップするだけで作成できる」と、自分たちが楽になるためのツールだということを伝え、不安を解消するよう努めました。さらにDRIVEBOSSで取得した活動データを、責める材料にはしないということも強調しました。データ取得の目的は現状の活動の把握のためであり、より良くするための検討材料として活用するということを根気強く伝えていきました。まずは前向きにとらえてくれた福岡店のメンバーからトライアルを始め、事例を作ることで他の店舗にも広げていきました。

3.実際に訪問している件数は報告よりも少ないことがわかった

ーDRIVEBOSSを導入して、日報作成や活動管理に変化はありましたか。
まず、これまでパソコンでしか入力できなかった活動記録がスマホでできるようになり、担当者の負担が軽減され、日報作成の時間を短縮できました。早く退勤できるようになり、日報作成に対する不満の声がなくなりました。DRIVEBOSSは実際に訪問した場所で、スマホアプリをタップするだけで訪問データが保存されるので、時間と場所、活動内容を正確に記録できます。

これまでの日報は自己申告制のため、電話注文で受けたものを訪問実績として記録できていたのですが、DRIVEBOSSでは実際に訪問した得意先のみが活動履歴として記録されます。DRIVEBOSSを導入したことにより、本当に訪問している件数はこれまで報告を受けていた実績よりも少ないことが分かり、正確な活動が可視化できたと感じています。店舗を出発した時間も明確に記録されるようになったため、活動内容とあわせて分析することで、課題や改善の必要な箇所がわかるようになりました。

また、活動の可視化ができるという点で、お客様対応のために増員した配送担当の活動効率の把握にも活用できると考え、配送担当者にもDRIVEBOSSを導入しました。これまでSFAツールは営業担当のみが利用しており、納品を担当する配送担当者の活動までは把握できていませんでしたが、DRIVEBOSSにより配送のムリ・ムダがないかを確認するきっかけにもなりました。営業担当と配達担当にDRIVEBOSSを導入し、それぞれの活動が可視化できたので、職種が違っても導入のメリットがあったと感じています。

4.データの分析・活用で働きやすい会社を目指す

ー今後の展望を教えてください。
データを集めて分析することは、活動をより良くすることにつながると考えています。営業分野では、DRIVEBOSSを導入し、各担当者の動きが可視化されたので、訪問回数や売上金額を個人や店舗ごとに比較し、相関関係を分析することで、活動をより良くしていくための足掛かりを見つけていきたいと思っています。

例えば、営業担当者は、注文いただいたお客様を優先して訪問してしまいがちです。しかし、本来は注文をもらえていない顧客の開拓にこそ、力を入れていくべきなので、データを分析することで成果の上がる活動のポイントを見つけたいと考えています。配送分野では、DRIVEBOSSで集めたデータをもとに業務改善を行いたいと考えています。効率的なルートで配達ができているのか、配送エリアは適切なのか、など、業務の生産性向上のためにデータを活用していきたいと思っています。最終的には効率的な活動による、さらなる働き方改革を推進するつもりです。これまでもDX化を進め、業務改善を実施してきましたが、DRIVEBOSSもその一つです。これからもDX化やデータ分析による、業務改善と活動の効率化を推進し、従業員満足度を高め、より働きやすい会社を目指していきます。


ー今回はDRIVEBOSSの導入により業務改善を実現した、日産部品九州販売様の事例をご紹介しました。DRIVEBOSSは訪問した先々でスマホアプリをタップするだけで、訪問時間、訪問先名称、訪問目的などを記録することができます。正確なデータはよりよい活動や業務改善の材料として、活用していただけます。成果を上げるために業務記録の負担を減らしたい、活動内容を正確に記録したい、とお考えの事業者様はぜひご相談ください。