ケアパートナー株式会社 様
送迎業務を効率化！安全運転への意識も向上
東京都三鷹市で通所リハビリテーションを提供する介護老人保健施設太郎では、1日平均約20~30名の利用者を4台の車両で送迎しています。これまで、送迎計画の作成は限られた担当者が1時間ほどかけて表計算ソフトで送迎計画を作成しており、属人化や業務負担が課題となっていました。そこで、属人化を解消し、時間をかけずに簡単に計画を作成したいと、DRIVEBOSSを採用いただきました。
今回は事務長の岡氏、支援相談員の髙城氏、渡邉氏にお話しを伺いました。
目次
―DRIVEBOSS導入のきっかけを教えてください。
岡氏：
DX化を進める中で、センサー付きのベッドやナースコールと電話機の新調を行いました。このタイミングで多くの施設が課題としている、送迎業務も改善をしようと動き始めたことがきっかけです。当時、送迎計画の作成は 1名の担当者が行っており、作成できる人が限られてしまい、残業になることもありました。担当者が不在になると、計画の作成や変更ができなくなるリスクもあり、複数人が同じ方法で管理できる方法を探していました。
事務長 岡氏
髙城氏：
現場のスタッフからも「送迎の作成が大変」という声が上がっており、課題と感じていました。できるだけ短時間で簡単に作成できる方法をインターネットで探していたところ、送迎計画システムの、DRIVEBOSSを見つけました。
―どのような方法で計画を作成していましたか。
渡邉氏：
マクロが組み込まれた表計算ソフトで作成していましたが、作業をしているうちに不具合が生じる時があり、修正するにはマクロ作成者しか対応できないため、修正中は、作業が止まってしまうことも少なくありませんでした。今思えば綱渡りのような状態だったと思います。
また、計画作成は基本的に私1人で担当していたため、相談できる相手もおらず、孤独な業務でした。
―他社比較はしましたか。
髙城氏：
何社か資料を比較検討した結果、DRIVEBOSSは操作がしやすく、担当者以外の職員でも使うことができる実用的なシステムだと感じ、トライアルを実施しました。実際に使ってみると、思っていた通り使いやすく、問題なく操作することができたため、他社のトライアルは行わず、そのまま導入を決めました。
支援相談員 髙城氏
―DRIVEBOSSを選んだ決め手を教えてください。
岡氏：
使いやすさもありますが、他社に比べてDRIVEBOSSは利用料が高すぎないことが大きな決め手でした。ランニングコストはかかりますが、その分利用者を増やせば良いと思っています。また、導入事例をみて、ツクイさんで全面的に導入されていることや、デイサービスに特化したシステムである点にも安心感がありました。
髙城氏：
スマホ連携ができる点も魅力でした。DRIVEBOSSはアプリをインストールするだけで使えるため、新たにスマホのレンタルをする必要がなく、既に使用しているスマホで対応できることもメリットに感じました。
―送迎業務に変化はありましたか。
渡邊氏：
20年以上表計算ソフトで作成していたので、慣れるまでには少し時間がかかりましたが、DRIVEBOSSは直感的に操作できるので、問題なく使うことができています。変更などで計画の組み直しが必要な時は、導入直後は私だけが対応していましたが、今では5名のスタッフが組み直しも含めてDRIVEBOSSの操作ができるようになりました。これにより、今まで属人化していた業務を標準化することができました。また、AIが提案する送迎計画には、自分たちでは思いつかなかった計画に、新たな気づきや発見があり、とても参考になっています。
渡邊氏
髙城氏：
効率的な送迎計画ができるようになったことで、利用者を増やすことができるようになりました。利用者が増え、送迎エリアも広がりましたが、今までと同じスタッフの人数で対応ができています。
―スマホ連携はどのように活用していますか。
渡邊氏：
ルート案内機能を活用しています。ドライバーの人手が足りない時や利用者様の早退などのイレギュラー対応時に 、DRIVEBOSS導入前は住所を調べて地図を印刷したり、シミュレーションをしたりして から送迎に出ていました。今は、スマホがルートを案内してくれるので事前作業の手間を省くことができています 。
髙城氏：
安全運転の啓蒙にも役立てています。ヒヤリハットマップを見てみたところ、同じようなところに急加速・急減速の履歴がありました 。特定の職員のみによる運転の傾向かと思いましたが、実際は複数の職員が同じような場所で急加速・急減速の記録があり、道路の特性や状況が問題であることが分かりました。そこで、送迎に関わるメンバーを集め、 ヒヤリハットマップを画面に投影し、職員の運転状況と、実際に起きた事故事例を交えた安全運転の勉強会を実施しました。
勉強会の様子
―DRIVEBOSSをどのように活用していきたいですか。
髙城氏：
まずは、当施設に合ったDRIVEBOSSの使い方を確立し、短時間で送迎業務をこなせるように運用していきたいです。デイサービスの業務は隙間時間がなく、送迎計画などの業務は日中にできないため、残業が発生してしまいます。計画作成時間の削減により残業時間を減らし、働きやすい環境作りを進めたいと考えています。また、安全運転の勉強会も定期的に続けていくつもりです。
―今後の展望を教えてください。
岡氏：
今年度中にDX化できるものは一通り導入したいと考えています。介護業界では人材の入れ替わりが多く、優秀な人ほど疲弊して辞めてしまう傾向があります。職員が長く働ける環境を整えるために、システムの導入による負担軽減を進めていきたいです。システムの導入はランニングコストがかかりますが、先行投資だと捉えて積極的に取り組んでいきたいです。
―今回はDRIVEBOSSの導入で、送迎業務の属人化の解消と、安全運転への意識を向上させた、介護老人保健施設太郎の事例をご紹介しました。DRIVEBOSSは計画作成に加え、運転の見える化にも役立てていただけます。送迎業務の効率化と安全運転支援を実現させたい事業者様は、ぜひご相談ください。
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