いるま野農業協同組合 様
計画作成時間を短縮し、利用者様とのコミュニケーションの時間を創出！
那覇市でデイサービスを運営する那覇偕生園では、送迎計画作成が煩雑で、時間がかかることを問題視していました。そこで人手で行う計画作成業務を機械が代替することで、作業時間を短縮し、生み出した時間を利用者様と接する時間に充てたいと、DRIVEBOSSを採用いただきました。
今回は支援課 課長の安里氏、管理者の神谷氏、生活相談員の松尾氏にお話を伺いました。
―DRIVEBOSS導入のきっかけを教えてください。
松尾氏：
これまで送迎計画は曜日ごとに6枚のホワイトボードを使い、利用者様のお名前が書かれたマグネットを入れ替えながらアナログ作業で作成をしていました。
お迎えとお送りの計画作成に毎日1時間程かかっており、マグネットが剥がれたりしていないかなど気を配ることが多く手間がかかっていました。
生活相談員 松尾 氏
安里氏：
毎日13時になると、いつも同じ場所で同じ職員が1時間かけて送迎計画を作成しているのが気になっていました。その職員に話を聞く中で、計画作成は機械で代替できるのではないかと思い、検討を始めました。
―DRIVEBOSSを選んだ決め手を教えてください。
安里氏：
インターネットで情報を集める中で他社のトライアルもしようとしたのですが、他社のトライアルは簡易的なもので、契約後と同じ環境ではありませんでした。
その点DRIVEBOSSは、トライアルから契約後と同じ環境で試せるところが安心できると思いました。
松尾氏：
実際に使ってみて、難しい操作はなかったです。特にパソコンに詳しいというわけではないですが、簡単に使いこなすことができました。
支援課 課長 安里 氏
神谷氏：
私は数カ月前からこの施設で勤務していますが、DRIVEBOSSの操作にも慣れてきて、現在では特に困ることもなく計画作成できています。
―DRIVEBOSSを導入して、送迎業務にどのような変化がありましたか。
神谷氏：
計画作成時間はこれまでの半分以下になりました。早い時には15分程度の作業時間になり、とても助かっています。
松尾氏：
DRIVEBOSSの導入により生み出した時間は、利用者様に声をかけたり、今まで手が付けられていなかった業務に充てることができています。
管理者 神谷 氏
安里氏：
これまでは人の頭で考えていた送迎ルートですが、DRIVEBOSSを使うことによって「こんなルートもあるのか」と新しい発見もありました。
人の頭では思いつかない効率的なルートを提案してくれるので、新しい気付きがあるのもいいですね。
―今後の展望を教えてください。
神谷氏：
DRIVEBOSSで計画作成することは定着してきたと実感しているので、今度は活用の幅を広げながらさらなる業務効率化に向け、進めていきたいと思っています。
安里氏：
ICT化は2、3年前から進めてきましたが、これからも推進を続けるつもりです。送迎計画作成や記録などの事務作業を効率化して、利用者様との時間をさらに増やしていきたいと思っています。
利用者様には、ただ施設に来てテレビを見て過ごすのではなく、職員や利用者様同士とコミュニケーションを取り、楽しんでいただきたいです。
この施設での時間を楽しんでいただくために、利用者様との時間を増やせるよう、ICT化をさらに進めていこうと考えています。
―今回はDRIVEBOSSの導入で、計画作成時間を削減し、利用者様との時間を創出した那覇偕生園の事例をご紹介しました。送迎はデイサービス業務の約3割を占めるといわれています。DRIVEBOSSはそのような迎業務を効率化することで、利用者様との時間を創出し、サービス品質の向上に貢献します。
送迎計画作成に時間がかかる、利用者様との時間を増やしたいとお考えの事業者様は、ぜひご相談ください。
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