社会福祉法人偕生会 那覇偕生園 様
業務の平準化で異動者の即戦力化を実現！
全国で介護・看護・保育・障がい者福祉事業を展開するケアパートナー株式会社では、デイサービスの送迎業務において業務が属人化していることと、時間や手間がかかっていることを問題として認識していました。
そこで業務の平準化と負担軽減、送迎の質の向上を目的に、78の事業所でDRIVEBOSSを採用いただきました。今回は、志村氏、永島氏、藤井氏にお話しを伺いました。
―DRIVEBOSS導入前の送迎計画作成について教えてください。
志村氏：
当時、私は現場でセンター長をしていましたが、送迎計画作成は利用者様のご自宅までのルートを全て把握している職員にしかできない業務でした。お迎え・お送りの計画と、往復の実績入力に毎日2時間程を要しており、送迎関連の事務作業にかなりの時間を費やしていました。
次長 志村氏
―本部でも送迎業務を課題として認識していましたか。
永島氏：
送迎計画作成は職人技のようなところがあって、各事業所でもセンター長の補佐などキーマン的な立ち位置の職員が担当していたんです。キーマンにはもっと現場に入って利用者様の応対に時間を割いてほしいと思っていましたし、キーマンの貴重な2時間を使って送迎計画を作成するのはもったいないので、テクノロジーで解決できないか、と考えていました。
また、ドライバーによって送迎ルートや乗降車の方法に違いがあることも懸念しており、ルートの均一化と事故や危険回避など、利用者様が安心できる送迎品質を担保するため、業務を平準化したいと考えていました。
―DRIVEBOSS導入の決め手を教えてください。
永島氏：
DRIVEBOSSも含めて3社のシステムを比較しました。金額やシステムの内容など総合的に判断しましたが、決定打になったのはサポート体制です。当社は全国に事業所を持っていますが、ほぼ全ての事業所にわたって導入や運用定着のフォローをいただいたのが決め手です。
課長 永島氏
―DRIVEBOSSを導入して送迎業務に変化はありましたか。
藤井氏：
相模大野センターでは、送迎計画の作成時間は半分ほどに、計画作成できる人数も4人にまで増えたので、基本的には自分以外のスタッフが運用してくれています。
志村氏：
一番の導入メリットは、初めて訪問する利用者様のご自宅でもスマホ連携のルート案内機能で問題なく送迎できている点です。
相模大野センター長 藤井氏
これまで新しい利用者様の送迎や、異動などで土地勘のない職員が送迎する際は、1軒ずつ地図で調べたり、事前に現地まで車を走らせて送迎練習をしたりしていました。送迎は1回で複数の利用者様のご自宅へ伺うので、教えるのも覚えるのも時間がかかって大変なんです。初めてでも安心して送迎できるルート案内機能はとても便利だなと思っています。
先日、大阪の事業所の応援で送迎しなければならない時があったのですが、DRIVEBOSSのおかげで、初めて行く場所でもあと何分くらいで到着するかも分かり、安心して問題なく送迎できました。
永島氏：
DRIVEBOSSの導入前、送迎計画作成は介護記録ソフトの送迎計画作成機能を利用したり、ホワイトボードを使ったりと、事業所によって送迎業務のやり方にばらつきがありました。現在はどの事業所でもDRIVEBOSSを使って送迎業務を行っており、業務プロセスを統一したことで属人化が解消され、応援や異動があっても即戦力として業務にあたってもらうことができています。余談ですが、ホワイトボードは利用者様の個人情報保護の観点からも極力減らしています。
ー今後の展望を教えてください。
永島氏：
今後はさらにITやAIを活用しながら、利用者様やご家族に対するサービス品質の向上や業務効率化を進めたいと考えています。
藤井氏：
センター長や相談員は日々の事務作業に追われて、声をかけたい利用者様がいても声をかけられないことが時々あって、利用者様と関わる時間が本当に少ないと感じています。DX化をさらに進めて、もっと利用者様とお話する時間を作れたらいいなと思います。
ー今回はDRIVEBOSSの導入で送迎業務の平準化を実現し、属人化の解消と業務の負担軽減を実現したケアパートナー株式会社様の事例をご紹介しました。DRIVEBOSSはスマートフォンと連携し、作成した送迎計画順にルート案内を行う機能があります。新規の利用者様のご自宅でも、異動で土地勘のない職員でも、ルート案内機能で安心して送迎できます。
異動者の即戦力化を実現したい、送迎業務の属人化解消と効率化をしたい、とお考えの事業者様はぜひご相談ください。
アーカイブ
カテゴリ
