介護老人保健施設 愛生苑 様

送迎計画作成時間を半分に短縮！新規利用者の受け入れもスムーズに 

広島県にある医療法人社団聖仁会（以下、法人）の介護老人保健施設愛生苑では、1日平均40名～50名の利用者を11台の車両で送迎しています。限られた担当者が、ホワイトボードで1日平均30分かけて送迎計画を作成していました。送迎計画作成にかかる時間と手間を削減し、他の業務に充てる時間を創出するために、DRIVEBOSSを採用していただきました。今回は、戸谷医師、國廣事務長、高橋管理者、永井ドライバーにお話しを伺いました。

1. 手間と時間のかかる送迎業務を改善したい

ーDRIVEBOSS導入のきっかけを教えてください。

法人では、約10年前から送迎計画作成の効率化を進めたいとITシステムの導入を検討していました。これまでは送迎計画の作成ができる職員は2名で固定化し、ホワイトボートに利用者様の名前が書いてあるマグネットを並び変えながら手作業で立案していました。作成した送迎計画を壁に掲示し、さらに必要に応じて紙に転記するなど、相当な手間と時間がかかっていました。ホワイトボードの数を増やすなど様々な工夫も図りましたが、十分な効率化には至らず、マグネットを入れ替える中で落としてしまったことに気づかず、送迎リストから利用者様の名前が漏れてしまうこともありました。
また、新規利用者の受け入れ時の送迎計画の変更にも時間がかかり、課題が山積みでした。そのような状況の中、介護カルテの導入など施設内のIT化を機に送迎システムの導入を再検討し、いくつかのソフトに出会いました。

2.ケアカルテ連携で効率化を図りたい

―DRIVEBOSSを選んだ決め手はなんですか。

送迎計画の効率化に向けたシステムの必須条件は、介護カルテの基本情報が活用できることでした。DRIVEBOSSはケアカルテとの連携機能があり、導入に至りました。しかし、送迎計画作成担当者は、従来のやり方を変えることに乗り気でなく、チーム全員が作成には時間と手間がかかるものだと思い込んでいました。その上、パソコンの操作に慣れていない職員も多く、システム導入はかなりハードルが高い状況でした。丁寧なメリットの説明と法人の思い、施設医師の強い後押しで導入が決定しました。

3.経験がなくても計画作成が出来るようになり新規利用者の受け入れも簡単に

―DRIVEBOSSの導入で手間や時間を削減できましたか。

急なドライバーのお休みなどのイレギュラーな場合を除いて、約15分で作成ができるようになりました。特に利用者様の急な休みの際には、変更に時間がかかっていましたが、ケアカルテの情報を取り込むとDRIVEBOSSに自動で反映されるので、ミスなく5~10分で対応ができています。ケアカルテの基本情報との連動性の有用性を感じています。
また、以前は、ドライバーがお送りする便を記載した紙を利用者様に配布していましたが、現在はお送り計画作成の画面をテレビに投影して、利用者様自身にお帰りの車種や同乗者を確認してもらっています。利用者様はテレビに投影された配車画面を楽しんで見ておられ、我々の業務の効率化と同時に両者が新しい時代を共有できたことは想定外の喜びでした。

　  計画作成画面を投影している様子

ーその他にも送迎業務で変化があれば教えてください。

DRIVEBOSS導入前に送迎計画を作成できていた職員は4名程度でしたが、現在はほぼ全ての職員が作成できるようになり、属人化の解消ができました。計画作成や道路情報に詳しくない職員でも、操作がしやすく自動的に地図が示されるので、見様見真似で送迎計画を作成できるようになっています。
また、これまでは新規利用者があるたびに送迎計画を全部組み直していましたが、DRIVEBOSSの活用により、使用可能な車が視覚的に示され、一週間の送迎状況も把握できるようになりました。その結果、より速やかな利用開始につながっています。

―スマホ連携についてはどうですか
DRIVEBOSSの導入により送迎実績がデータとして残るので、送迎日誌への記入がなくなり、大幅な時間削減ができています。また、新規利用者の送迎には、ルート案内機能を活用したり、あらかじめ到着時間が示されるので送迎所要時間の確認もできています。

―スマホはすぐに使うことができましたか
高齢ドライバーが多く、また、スマホ未経験の職員もいたので、当初は少々心配をしましたが、職員同士で教えあい、時間はかかったものの大きな問題はなく移行できました。全車両にスマホを配置し、有効活用しています。

4.ITと上手く付き合って時代のニーズに対応していく

―今後DRIVEBOSSをどのように活用していきたいですか。

当地は冬期に積雪があります。脱輪、スリップなどのアクシデントがあった時には、これまでは携帯電話での連絡でしたが、これからはDRIVEBOSSの位置情報が活躍すると思われます。また、日々の送迎の中で、もっともっとDRIVEBOSSの活躍場面を探したいとワクワクしています。また、この度のDRIVEBOSS導入により、業務の効率化だけでなく、職員が新しいものへの挑戦の面白さや達成感を味わっていることも明らかで、次のステップにつながるものと楽しみにしています。


ー今後の展望を教えてください。

この地域の少子高齢化は深刻です。支え手不足の中、ITで解決できることは進め、職員は人でしかできない業務に集中することで、本来の「自立支援の役割」を全うできるものと考えます。また、これからは利用者様にITに詳しい方が増える時代です。事業者だけでなく、利用者様と一緒に新しい介護の時代を作ることができればと思います。

―今回は、DRIVEBOSSの導入で送迎計画作成時間の削減と属人化を解消し、新規利用者を増やすことができた、愛生苑の事例をご紹介しました。DRIVEBOSSは送迎計画作成の経験がない方やパソコンやスマホの操作に慣れていない方でも、簡単に操作できます 。送迎業務を効率化したいが、システムに対して抵抗や不安がある事業者様はぜひご相談ください。