介護老人保健施設 秋篠 様

DRIVEBOSSの導入で計画作成用のホワイトボードを撤去！利用者と接する時間を増やすことに成功！

奈良県の介護老人保健施設 秋篠では、1日平均40名の利用者を6～7台の車両で送迎しています。送迎計画作成はホワイトボードで行い、その後Excelに送迎順を転記し送迎表として使っていましたが、送迎計画を作れるのは2名だけで、毎日1時間以上かけて作成していました。
そこで送迎計画作成業務を効率化するために、「DRIVEBOSS」を採用いただきました。
今回は、副施設長の上野 将洋氏、在宅事業長の小林 大介氏、デイケア支援相談員の中村 あゆみ氏にお話しを伺いました。

1.利用者に背を向けて送迎計画を作成していた

ー DRIVEBOSS導入のきっかけを教えてください。
中村氏：
これまではホワイトボードと、利用者の名前が書かれたマグネットを使いながら送迎順を決めていました。その後、ホワイトボードで決めた送迎順を、Excelに転記して送迎表として使っていたのですが、一連の作業に毎日1時間以上かかっており、この時間を短縮したいと以前から思っていました。
他にもマグネットが剥がれてしまったのに気が付かず、送迎人数を数え間違えたまま計画を立ててしまうこともあり、手直しの手間もなくしたいと考えていました。

小林氏：
送迎計画用のホワイトボードは窓際にあり、計画作成時は利用者に背を向ける必要がありました。職員がホワイトボードの前で、利用者に背を向けて集まっているのが利用者から見えてしまうので、この状況を改善したいと思っていました。
解決策を探しているときにDRIVEBOSSを見つけ、その後、昨年末に開催されたCareTEX大阪展で、実際にDRIVEBOSSを見て興味を持ちました。

2.トライアルを始めて1週間後にホワイトボードを撤去

ー DRIVEBOSSを選んだ決め手はなんでしたか。
小林氏：
CareTEXで話を聞きましたがさらに詳しく話を聞きたいと思い、問い合わせするとすぐに担当者から連絡がありました。実際の画面を見せながら丁寧に詳細を説明してくれて、より興味を持ちDRIVEBOSSをトライアルすることに決めました。同じ法人内の別施設が、他社の送迎システムを利用しているので見学に行きましたが、DRIVEBOSSをトライアルしたいという気持ちは揺らぎませんでした。

　　　　　 計画作成の様子

中村氏：
実際にトライアルを始めると操作がわからない箇所が出てきましたが、専任担当者に電話やメールで教えてもらいながら使い方をマスターしていきました。機械は苦手ですが担当の手厚いサポートもあり、トライアルを始めて1週間程度でDRIVEBOSSがあればホワイトボードは必要ないと感じました。このタイミングでホワイトボードを撤去しました。

ー　施設の管理者としてDRIVEBOSSの導入について、どのようにお考えでしたか。
上野氏：
現場のみんなから、送迎を効率化したいという意見を聞いていました。現場の担当者が実際にDRIVEBOSSを使って、いいと思ったなら導入すべきだと思いましたし、利用者に接する時間を増やすためにはICT化を進めるべきだと考えています。
金額的にもリーズナブルだったので導入しやすかったです。

3.送迎業務の効率化で利用者と接する時間が増えた

ー DRIVEBOSSを導入して、計画作成業務にどのような変化がありましたか。
中村氏：
送迎計画作成はかなり頭を使う業務でしたが、DRIVEBOSSを導入によりこれまでの半分（30分/日）の時間で作業できるようになって、作業ストレスが減りました。
ホワイトボードを使用して送迎計画を立てていた時は、送迎車が施設に戻ってくる時間がわからず、ただただ待つばかりでした。DRIVEBOSSでは施設到着予定時刻が表示されるので、前後の業務の予定も立てやすくなりました。何より、利用者との時間が増えたのが、大きな導入メリットでした。

小林氏：
送迎計画作成にホワイトボードを使わなくなり、利用者に背を向けることがなくなりました。利用者のご家族から送迎予定時刻について確認の連絡があっても、DRIVEBOSSを見れば正確な時間を回答できるようになり、助かっています。

4.時代の流れにあわせて挑戦を続ける

ー今後の展望を教えてください。
中村氏：
利用者と笑って過ごすために、送迎計画作成のような不要なストレスがなくなると良いなと思っています。明るく自由な施設を目指したいです。

小林氏：
利用者に接する時間を増やし良い施設をつくっていくためには、多面的なアプローチが必要です。さまざまなデータを活用するためにICT化を進めていきたいと思っています。

左から 上野 氏、中村 氏、小林 氏

上野氏：
人の手でやるべきこと、そうではないことを時代の流れにあわせてどう変えていくかが重要だと考えています。機械にできる部分は機械に任せて効率化することで、さらに利用者に接する時間を増やしたいと思っています。介護業界のICT化が進まない理由は、働くスタッフの高齢化だと考えていますが、パソコンやスマホと同じでどれだけツールに触るかが重要だと思います。送迎に限らず時代の流れにあわせて、今後もチャレンジを続けていきたいです。


ー　今回はDRIVEBOSSの導入で利用者と接する時間を増やすことに成功した、介護老人保健施設 秋篠の事例をご紹介しました。DRIVEBOSSは、ホワイトボードでの送迎計画作成に似た操作感で、計画作成することができます。機械や新しいシステムに苦手意識のある方でも、使いやすいよう設計されているので、送迎業務を効率化したい、利用者に接する時間を増やしたい・サービス向上させたいとお考えの事業者様は、是非ご相談ください。