介護老人保健施設シルバーケア野崎 様

送迎業務の効率化で残業時間を1日1時間以上削減！

宮崎県の介護老人保健施設シルバーケア野崎では、1日平均60名の利用者様を16台の車両で送迎しています。介護記録ソフトの機能を使って送迎計画を作成していましたが、手間や時間がかかる上に間違いが多発していました。短時間でミスや漏れなく計画作成したいと、DRIVEBOSSを採用いただきました。今回は、事務長の吉田氏、主任の北村氏、職員の西口氏にお話しを伺いました。

1.送迎計画作成のミスで利用者様に迷惑をかけていた

ー DRIVEBOSS導入のきっかけを教えてください。
北村氏：
送迎計画の作成に時間がかかっていることは、以前から課題として認識していました。利用している介護記録ソフトの担当者からDRIVEBOSSについて提案を受け、CareTEX福岡'22で出展ブースに立ち寄り話を聞きました。当時は送迎計画作成に時間がかかっているものの、職員の努力によって何とかなっていたので、CareTEXで話を聞いた後、すぐに導入を決めたわけではありません。
しかしその後、お迎え・お送り忘れや利用時間の間違いなど、利用者様にご迷惑をかけるようなミスが多発し、本格的に送迎業務を改善しなければならないと考え始めました。

2.送迎ルートが一目でわかり、間違いのない送迎計画を簡単に作成できた

ー DRIVEBOSSを選んだ決め手はなんでしたか。
北村氏：
他社のシステムと比較したときに、DRIVEBOSSの方が融通が利くと思いました。他社のシステムは利用条件がパッケージで決まっている場合が多いこと、ランニングコストが高いことが要因で導入を断念しましたが、DRIVEBOSSは対応が柔軟で、価格もリーズナブルな点が良いなと思いました。

　　　　　  西口氏　　北村氏

西口氏：
実際にトライアルしてみると、ミスなく計画作成できました。DRIVEBOSSは事前に利用者様と送迎車両の情報を登録しておけば、登録情報通りに送迎計画を作ることができます。使える車の台数や利用時間を間違えてしまうことが多かったのですが、DRIVEBOSSを使うことでそういったミスがなくなりました。DRIVEBOSS導入前は紙の地図で利用者様の自宅を探して、どのルートで送迎すべきかを考えていました。地図で利用者様の自宅を探すのにも、近くを通るルートはどれなのかを考えるのにも時間がかかっていました。DRIVEBOSSはGoogleMAPと連動して地図上に利用者宅と車両別の送迎ルートが表示されるので、どのルートで送迎すれば効率的なのかが一目でわかるようになり、送迎計画作成の手間と時間を短縮することができました。2便目や3便目もワンクリックで設定でき、操作が簡単なのもいいなと思ったポイントです。機械やパソコンは苦手ですが、慣れれば簡単に使えるようになりました。

3.ミスがなくなり残業を1日1時間以上削減

ー DRIVEBOSSを導入して、送迎業務にどのような変化がありましたか。
西口氏：
まず送迎計画作成のミスがなくなり利用者様に迷惑をかけることがなくなりました。さらに計画作成の手間が削減されたことで、残業を1日1時間以上減らすことができました。DRIVEBOSSの導入前は毎日20時頃まで残業になっていましたが、今は18時半～19時頃には帰れるようになりました。送迎計画作成の業務を効率化できたことで、他の業務に充てる時間を作ることができ、以前は短くなってしまっていた休憩時間もしっかり取れるようになりました。

北村氏：
煩雑になっていた送迎ルートを整理することもできました。DRIVEBOSSは地図上に利用者様の自宅の位置と、送迎ルートが車両別に表示されるので、非効率的なルートが浮き彫りになり、日々修正をしていくことでルートの効率化を図っています。

4.さらなる効率化により、利用者との時間を増やしていく

ー今後の展望を教えてください。
西口氏：
今は私と、もう一人の職員でDRIVEBOSSを使っています。もう一人の職員は別の施設から移動してきたので、利用者様全ての情報が頭に入っているわけではありませんが、DRIVEBOSSを使って短時間で送迎計画を作成できています。利用者様の情報を全て覚えていなくても、パソコンが苦手でも送迎計画を作成できるので、職員の誰もがDRIVEBOSSを使って送迎計画を作成できるようにしたいと考えています。

　　　　　　　　吉田氏

北村氏：
今後DRIVEBOSSを使える人をどんどん増やしていき、1人の職員に負担が偏ってしまうのではなく、皆ができる業務にしていきたいです。また送迎業務を効率化することで、利用者に接する時間を増やしていきたいと考えています。

吉田氏：
介護記録ソフトのケアカルテとDRIVEBOSSを連携しようと考えています。国や自治体からの補助金なども活用しながら必要なところに投資をして、さらなる業務効率化を目指していきたいです。


ー今回はDRIVEBOSSの導入で送迎業務の手間やミスをなくし、残業時間を1日1時間以上削減したシルバーケア野崎の事例をご紹介しました。送迎はデイサービス業務の中の、約3割を占める業務と言われています。そんな送迎業務の負担を軽減することで、働くスタッフに余裕が生まれ、利用者様へのサービス品質の向上につながると考えています。
送迎計画作成に手間や時間がかかるとお困りの事業者様は、ぜひご相談ください。