株式会社SOYOKAZE 様

DRIVEBOSSで送迎計画作成を自動化し、サービスに充てる時間を創出！

全国に「そよ風」ブランドで高齢者介護事業を展開する株式会社SOYOKAZE（以下、SOYOKAZE）では、約1,000台の車を保有しデイサービスを利用するお客様の送迎を行っています。1日の業務の3～4割を占める送迎業務を効率化することで、サービスに充てる時間を増やし、コスト削減にもつなげたいと考えていました。そこで同社は送迎業務の効率化を実現するため、219カ所の施設にDRIVEBOSSを採用いただきました。
今回は事業統括本部の関口氏にお話しを伺いました。

1. 送迎業務を改革し、サービスの充実を図る

ー DRIVEBOSS導入のきっかけを教えてください。

デイサービスの業務において、送迎業務は3～4割の時間を占めます。送迎業務にかかる時間を短縮し、サービスの充実やコスト削減につなげたいと思い、送迎業務の改革考えていました。
この送迎業務改革は当社の悲願でもあり、送迎業務はお客様に直接提供するサービスではないことから、お客様に接する時間を増やすことで、サービスの品質向上につなげたいと思っていました。

経済産業省の報告書からも、送迎業務が約3割を占めることがわかる

― 送迎業務改革にあたり何から始めましたか。

はじめに、各施設の現状を確認したところ、送迎計画を施設長自ら作成している施設が多いことがわかりました。施設長には本業であるマネージメントをしてもらうために、送迎計画システムの導入を検討し始めました。
さらに、計画表をExcel・ホワイトボード・手書きなど施設ごとに異なった方法で作成していたため、業務を標準化することで効率的に送迎計画作成ができるように、ツールを1つにすべきということもわかりました。

2.DRIVEBOSSは現場に寄り添った使いやすいシステム、サポート体制も充実していた

― 送迎計画システムの導入検討にあたり、他社システムと比較検討はしましたか。

DRIVEBOSSも含めて3社のシステムを比較しました。いくつかの施設で3社のシステムをトライアルし、私自身も実際に使って検討しました。比較検討では「現場が使いこなせるか」、「現場の運用に合っているか」を重視していましたが、DRIVEBOSSは送迎計画の編集に融通が利き、現場に寄り添った柔軟なシステムだと感じました。
AIによる送迎計画の自動作成は、8割程度の精度で的確な送迎計画を提示してくれる上、手動での計画変更も可能という点が良いと思ったポイントでした。


―導入の決め手は何でしたか。

トライアルをする中で、システムが現場の運用に合うと感じたのがDRIVEBOSSでした。また、ツクイでも全国で導入していると聞き信頼できると思いましたし、手厚い導入サポートを提案いただいた点が高評価でした。
システム自体の良さと、充実したサポート体制から、DRIVEBOSSを導入することに決めました。


― 全国への導入をどのように進めましたか。

パナソニック カーエレクトロニクスが全国導入に当たり事業部（エリア）ごとに導入スケジュールを引き、専任担当者が全国各地に訪問して導入説明や利用方法の説明をしてくれました。
導入フェーズ中盤で新型コロナウイルスの感染が拡大しましたが、導入説明をリモートに切り替えるなど、柔軟な対応でフォローしてくれました。

3.計画作成時間の削減、属人化の解消、業務の平準化により送迎業務の改革に成功

―　DRIVEBOSSを導入して送迎業務に変化はありましたか。

DRIVEBOSS導入前の全施設の送迎計画作成の平均時間は30分/1日でしたが、DRIVEBOSSを導入し、18分/1日になりました。 これまではExcel、ホワイトボード、手書きなど、施設ごとに計画作成の方法が異なってましたが、DRIVEBOSSを導入し、業務の標準化ができたことで、職員異動の際の負担も減りました。またDRIVEBOSSを使うことで、送迎計画を作成できる職員が4人になった施設もあり、属人化の解消ができた事例があります。

事業統括本部　関口　正 氏

―　現場の担当者からの評価はどうでしたか。

八王子ケアセンターそよ風では、計画作成に毎日1時間かかっていたところ、DRIVEBOSSを使うことで1日15分になり、施設長から「今まであんなに苦労していたのはなんだったんだ」という声を聞くことができました。
大宮東ケアセンターそよ風では、ホワイトボードを使って送迎計画作成していましたが、ホワイトボードではボードのサイズの関係で、1週間分の送迎計画しか作れませんでした。DRIVEBOSSでは1週間以上先の計画もPC上で作成できるので、イベント実施日など普段よりお客様が多い日の送迎計画を事前に作成し、職員のシフトも検討できて、便利になったとの声もありました。この施設ではDRIVEBOSSの導入でホワイトボードを撤去しました。

4.データ分析によるコスト削減に向け、送迎業務改革は今後も続く

―　今後どのようにDRIVEBOSSを活用していきたいですか。

今は全施設への導入が終わり、コスト削減とさらなるサービス品質向上に向けスタートラインに立ったところです。
今後はDRIVEBOSSと介護記録ソフトCAREKARTEの連携で、お客様情報をシームレスにつなぎ、送迎計画作成業務のさらなる効率化を図ります。
これまではDRIVEBOSS用のExcelと介護記録ソフトの2つを使ってお客様情報を管理していましたが、CAREKARTEと連携すればお客様情報を二重管理する必要がなくなります。より簡単に送迎計画作成ができるようになることで、送迎ドライバーにも計画作成ができるのではないかとも考えており、属人化の解消に向けさらに前進できると思います。

他にもAIによる計画作成を進めることで、より効率的な送迎ルートを作成し、さらなる時間削減を目指したいと考えています。


ー　送迎業務改革の最終的な目標を教えてください。

DRIVEBOSSのデータを使って、さらなる効率化やコスト削減を図っていこうと考えています。DRIVEBOSSの送迎計画データを分析すれば、送迎車両の乗車率や稼働率がわかります。効率的に送迎することで1台あたりの乗車率が高まれば、車両を削減できるかもしれませんし、稼働率が低い車は使われている頻度が低いということなのでリースを解約したり、車両が足りない拠点に移動させることができれば、コスト削減にもつながります。
DRIVEBOSSを計画作成のツールをして使うのではなく、業務の効率化とコスト削減のために使いたいです。
SOYOKAZEではより効率的な業務のためにIT化を進め、サービスのさらなる品質向上に向け推進していきます。

―　今回は送迎計画作成の効率化により、サービスに充てる時間を創出したSOYOKAZEの事例をご紹介しました。DRIVEBOSSは計画作成時間の削減、属人化の解消だけでなく、データを分析することで車両削減などコストダウンにも役立てていただけます。
SOYOKAZEのデータ分析に関する詳細は、継続的にご紹介していきます。