デイサービスの送迎表、いつまでテンプレートに頼る？システム化で変わる現場の未来

適切な記録が介護報酬と事業所の信頼を守る理由

送迎記の記入漏れや内容の誤りは、介護報酬の請求ミスに直結する可能性があります。
実際に、実地指導では送迎記録の不備や送迎減算の適用漏れが指摘されるケースがあり、送迎を行ったという実績を適切に証明できる記録の整備が求められています。
手作業での記録管理には、記入漏れや転記ミスといったヒューマンエラーが常に付きまとうため、意図せずともコンプライアンス上のリスクを抱えやすい構造になっています。

参考：平成30年度 実地指導結果の概要｜江東区

送迎にかかる時間はサービス提供時間には含まれないものの、送迎サービス自体が適切に行われたことを証明する記録は、事業所の健全な運営に不可欠です。

さらに、正確な時刻管理と情報共有に基づいた安定した送迎サービスは、利用者や家族からの信頼を構築する土台となります。時間通りに迎えが来ること、遅れる際には事前に連絡があること。そうした当たり前の積み重ねが、事業所の信頼性を形作るのです。

つまり、送迎表の適切な作成と管理は、事業所の経営基盤と社会的信用を守るための、極めて重要なリスクマネジメントであるとも言えます。

2.なぜテンプレートではダメ？デイサービス送迎表の作成に関わる根深い課題とは

多くの事業所で送迎表の作成が負担となっている背景には、単なる作業量の問題だけでなく、業務の仕組み自体に潜む本質的な課題が存在します。
特に、エクセルなどのテンプレートを元にした手作業での作成に依存している場合、その問題はより深刻です。

ここでは、現場の担当者が日々直面している困難を3つの側面に分解し、その本質に迫ります。

毎日のルート作成：時間と精神的な負担との闘い

テンプレートを用いたとしても、送迎表作成、特にルート計画は、膨大な時間と精神的なエネルギーを消耗する業務です。

利用者の住所、希望時間、車椅子の有無、車両の定員やリフトの有無、利用者同士の相性といった無数の変動要素を、テンプレート上でパズルを解くように組み合わせなければならず、ルート作成に何時間もかかることも珍しくありません。

さらに、デイサービスの現場では、当日の急な利用キャンセルや利用日の変更依頼が頻繁に発生します。その度に、一度完成させたルート計画を根本から見直し、再構築する必要に迫られます。
調整作業が繰り返されるほど担当者には大きな精神的負担がかかり、本来であれば利用者のケアに使うべき時間が削られてしまいます。

属人化のリスク：「あの人しか作れない」体制が引き起こす業務混乱

エクセル等のテンプレートを元にした手作業での送迎ルート作成は、長年の経験と地域の地理情報に精通した特定のベテラン職員のスキルに依存しがちです。
このような「属人化」した状態は、一見すると効率的に見えますが、事業所運営における極めて大きなリスクをはらんでいます。

その担当者が急な病気で休んだり、退職してしまったりした場合、送迎業務全体が混乱し、最悪の場合は停止しかねません。ノウハウが個人の中に留まっているため、他の職員が簡単には引き継ぐことができず、サービスの質が著しく低下する恐れがあります。

また、新人の育成を困難にし、特定の職員への業務集中をさらに加速させるという悪循環を生み出します。

スタッフの安全と定着：見過ごせない送迎業務のストレス

送迎業務がもたらすストレスは、職員の心身の健康と職場への定着率に深刻な影響を与える、見過ごすことのできない問題です。このストレスは複数の要因から成り立っています。

時間へのプレッシャー

決められた時間内に複数の利用者を送迎しなければならないという絶え間ない焦り。

事故への不安

利用者の命を預かるという重責と、「もしも」の事態への恐怖。

運転技術への懸念

普段乗り慣れない大型車両の運転に対する不安や苦手意識。

兼務の負担

介護職員が送迎も担当する場合、運転とケアの両方に神経を使い、心身ともに疲弊してしまう状況。

これらの課題は独立した問題ではなく、相互に関連し合って事業所に悪影響を及ぼす『負のスパイラル』を形成しています。

まず、『手作業での複雑な計画作成』は、特定のベテラン職員に頼らざるを得ない『属人化』を引き起こします。また、急な変更への対応が遅れることで、現場ドライバーへの過度な時間的プレッシャーも生まれます。
そして、この属人化による業務の集中と、『日々の運転に伴う複合的なストレス』が、職員の燃え尽きや離職を招きます。

職員が辞めてしまうと、介護業界が抱える慢性的な人手不足はさらに深刻化し、残された職員への依存度がますます高まるという悪循環に陥ってしまうのです。この構造を断ち切らない限り、送迎表の問題は解決されません。